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該如何建立 Asana? | 帶你認識Asana的組織(Orginization)架構

Updated: a day ago

每個工作者和組織都有自己習慣或適合的工作方式,這也是為什麼很多成功人士都會有自己的一套工作模式來提升工作效率,像是唐鳳愛用的⸢番茄鐘工作法⸥、從早期的 ⸢MBO 目標管理法⸥到近期很多企業推從的 ⸢Scrum 工作法⸥ 和 ⸢OKR 工作法⸥ ...等。除了有自己的一套工作方式之外,還需要一套管理工作的系統來幫助工作者管理每一項工作。


而在使用每一套工作管理或專案管理系統時,先了解軟體的組織和架構可以幫助使用者對怎麼建立一套屬於自己的管理系統、怎麼將自己的工作模式帶入工作系統有很大的幫助。


所以今天想來跟大家聊聊 Asana 的組織架構,讓大家對可以如何將自己的工作模式放在 Asana上做管理有第一步的想法,之後再更深入的跟大家探討 Asana 的功能和使用上的小技巧,慢慢幫助大家建立屬於自己的工作管理系統。


Asana的組織(Orginization)架構

Asana 的架構: 組織 (Orginization)→團隊(Team)→專案(Project)→任務(Task)→子任務(Sub-task)


組織 ( Orginization ) :

公司的 Asana 系統就等於是進入了 Asana 組織的框框


團隊 ( Team ) :

進入到 Asana 後,側邊的欄位列出了公司的各個團隊


專案 ( Project ) :

點開團隊後,下方會列出團隊的所有專案


任務 ( Task ) :

點進專案後可以看到專案裡的所有任務


Asana 目前總共有4種對任務的呈現方式,包括條列式 (List)、看板 (Board)、時間線(Timeline)、行事曆 (Calender),和2種專案進度的追蹤模式,包括指標版 (Dashboard) 和進度(Progress)

除了這6種模式之外,Asana 也一直不斷地在根據使用者需求推出新功能,像是 Dashboard 就是 Asana 今年10月為了加強追蹤專案進度的能力推出的新功能。


相關閱讀 : Asana 任務管理的呈現方式


子任務 (Sub-Task) :

每個任務裡面都可以新增多個更細項的子任務


子任務裡可以再新增子任務,方便使用者將大專案拆成小細項


Asana 的兩個使用者角度:

工作者

My Task 和 In Box 是在 Asana 上主要管理個人工作的兩個頁面

My Task 和 In Box 裡會顯示所有帳號使用者被分配的任務。

使用者可以透過 My Task 和 In Box一目了然所有任務,另外也可以在 My Task 裡對自己的任務做時間上的分配與管理。這裡就不攏長敘述了,之後會再深入跟大家討論使用 My Task 提升工作效率的方法。


管理者

Portfolio 主要是方便管理者或專案經理追蹤組織和團隊的工作進度。


在 Portfolio 的介面可以將負責的專案新增至集合裡,點進集合後就可以一目了然的看到你所新增的所有專案的執行進度。


工作者+管理者

Goals 也是 Asana 在今年推出的功能,主要是幫助企業建立 OKR 目標管理所建立。


Goals 可以幫助企業由上到下的每一位工作者清楚公司目標,並且讓工作者了解自己可以如何幫助企業達成目標。同時 Goals 也可以幫助大家了解我們還距離目標多遠、還可以為目標做那些努力。


相關閱讀: 簡單3步驟:輕鬆建立 OKR 管理制度!!

Asana官網介紹文: New: Set, track, and achieve your most important company goals

Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。


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