如何建立 Asana? | 帶你認識Asana的組織(Organization)架構

Updated: Mar 5

每個工作者和組織都有自己習慣或適合的工作方式,這也是為什麼很多成功人士都會有自己的一套工作模式來提升工作效率,像是唐鳳愛用的⸢番茄鐘工作法⸥、從早期的 ⸢MBO 目標管理法⸥到近期很多企業推從的 ⸢Scrum 工作法⸥ 和 ⸢OKR 工作法⸥ ...等。除了有自己的一套工作方式之外,還需要一套管理工作的系統來幫助工作者管理每一項工作。


而在使用每一套工作管理或專案管理系統時,先了解軟體的組織和架構可以幫助使用者對怎麼建立一套屬於自己的管理系統、怎麼將自己的工作模式帶入工作系統有很大的幫助。


所以今天想來跟大家聊聊 Asana 的組織架構,讓大家對可以如何將自己的工作模式放在 Asana上做管理有第一步的想法,之後再更深入的跟大家探討 Asana 的功能和使用上的小技巧,慢慢幫助大家建立屬於自己的工作管理系統。


Asana的組織(Organization)架構

Asana的架構

組織 (Organization)團隊(Team)專案(Project)任務(Task)子任務(Sub-task)

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組織 ( Organization )

公司的 Asana 系統就等於是進入了 Asana 組織的框框

相關閱讀 : Asana Account | 使用單一Asana帳號管理多個組織和工作區


團隊 ( Team )

進入到 Asana 後,側邊的欄位列出了公司的各個團隊


相關閱讀 : Asana Permissions | 組織成員的權限劃分


專案 ( Project )

點開團隊後,下方會列出團隊的所有專案


任務 ( Task )

點進專案後可以看到專案裡的所有任務


Asana 目前總共有4種對任務的呈現方式,包括條列式 (List)看板 (Board)時間線(Timeline)行事曆 (Calender),和2種專案進度的追蹤模式,包括指標版 (Dashboard)進度(Progress)

除了這6種模式之外,Asana 也一直不斷地在根據使用者需求推出新功能,像是 Dashboard 就是 Asana 今年10月為了加強追蹤專案進度的能力推出的新功能。


Hashtags : #Taskview #AsanaProject

子任務 (Sub-Task)

每個任務裡面都可以新增多個更細項的子任務


子任務裡可以再新增子任務,方便使用者將大專案拆成小細項


相關閱讀 : Asana Tips | 如何更有效率的使用Subtasks


留言 (Comment)

如果任務有任何更新,團隊可直接透過下方Comment區留言給其他成員,甚至也可以針對單一或多個成員做@通知,以此達到一邊工作一邊溝通的團隊合作默契!



Asana 的兩個使用者角度:

工作者 - My Task+In Box

My Task In Box 是在 Asana 上主要管理個人工作的兩個頁面

My Task裡會顯示所有帳號使用者被分配的任務,In Box則會顯示所有被放上Collaborators的任務,如任務有變動就會在In Box出現通知。

使用者可以透過 My Task和In Box一目了然執行與參與的所有任務,另外也可以在 My Task 裡對自己的任務做時間上的分配與管理。這裡就不攏長敘述了,之後會再深入跟大家討論使用 My Task 提升工作效率的方法。


相關閱讀 : Asana My Task | 你的任務清單


管理者 - Portfolios+Goals


Portfolios

Portfolios主要是方便管理者或專案經理統一追蹤和管理專案的工作進度,並且可以對團隊成員進行工作時數的控管,避免有團隊成員工作分配不均的狀況。

在 Portfolios 的介面可以將負責的專案整理至一個集合裡,點進集合後就可以一目了然的檢視你負責的專案的執行進度並進行管理。


相關閱讀 : 如何管理專案和工作量 | Portfolios in Asana


Goals