Asana的誕生就是為了在工作上幫助大家提升效率，減少工作中無意義的工作。 其中，在我們的眾多客戶當中，很多團隊領導人或專案經理在意的一個功能就是如何在Asana上評估進度，並且將數據分享給團隊成員，讓每位團隊成員都可以隨時跟上進度。然而，通常整理團隊工作進度報告就是一件浪費時間卻又是必要的工作，這樣一來就有違了Asana的宗旨。 所以，今天就要來跟大家介紹4個可以幫你收集數據和更新進度的Asana內建工具，幫助你快速整理工作進度。 使用Dashboards以數據檢視專案進度 在Asana Project裡除了有4個視圖可以查看任務之外，還有Dashboard和Progress來追蹤專案進度。 Dashboard可以彈性的根據使用者需求，放上使用者需要的數據圖表。例如，如果你想查看團隊工作流程中，有哪些地方存在效率或瓶頸，則可以使用條形圖，選擇Section、Incomplete。 或者，如果你需要了解團隊中工作的分配方式，你可以使用棒棒糖圖表，選擇Assignee。 此外，你可以將圖表下載成PNG圖像，或者在Progress中使用數據，不需要再

你是否開始使用Asana一段時間後，Asana上的資料開始增快速加，打開Project後不再能夠10秒找到你要的資料，而是必須一個一個task的找? Asana的搜索功能，除了包含全文檢索外，還有方便的進階搜尋功能，即使您不記得存取的確切內容，又或者你不小心忘了任務名稱，也始終可以找到所需的內容。 以下就來跟大家介紹Asana的搜尋功能: 基本搜索功能(Basic search) Asana的搜索功能，你除了可以使用關鍵字來尋找目標的Project和Task之外，Asana也支援了全文檢索功能喔!在Asana任務和對話中的每個字段，包括名稱、描述和註解都納入Asana全文檢索的範圍內喔!就連夾帶在Task的檔案名稱都包含在內。 對於長時間使用Asana的用戶這個功能可以說是非常方便，不只是未完成的Task可以被搜尋到，就連已完成的Task也可以被搜出來。所以就算你突然需要找一個過去很久的Task也不用擔心，試試看使用關鍵字，即可搜尋到你正在尋找的任務! 進階搜尋功能(Adavanced Search) 進階搜尋功能可以滿足使用者指定條件的所有內容

Parfums Christian Dior(迪奧香氛世家) 🚩總部:法國,巴黎 👥員工人數:10,000人以上 關於Parfums Christian Dior Parfums Christian Dior是法國時裝公司Christian Dior SE旗下專注於香水研究的產品線。自1947年推出首款香水以來，Parfums Christian Dior以其富有遠見的品牌和永恆的產品而聞名。如今，它已成為全球最大奢侈品集團LVMH家族的一員。 導入Asana之前的Parfums Christian Dior 當Parfums Christian Dior的市場部門決定創建一種新的香水時，規劃和處理團隊會加入了該團隊，並監督從開始到上市的整個過程。由市場策劃和流程經理-Thibault Delavault(錫伯特·德拉瓦特)負責領導該團隊，協調350多名來自不同部門的員工的工作，從包裝和採購到法律、研發、再到廣告，確保每個人都可以準時完成任務、達到里程碑。 在錫伯特的團隊使用Asana之前，他們依靠複雜的電子表格來追蹤所有訊息

(Portfolio為Business以上版本功能) 本文章節 Portfolios Views Portfolios權限 如何使用Portfolios Learn More with Asana 今天的部落格要來跟大家介紹在Asana上用來管理多個專案的Portfolios。 相關閱讀 : 如何建立 Asana? | 帶你認識Asana的組織(Organization)架構 常常我們會碰到一個工作者手上會同時有多個正在執行的Project，尤其像是專案負責人或是業主更是常常需要參與多個專案，甚至做人力控管的安排、工作的分配。Portfolios因此而誕生，讓Asana使用者方便一次管理多個Project的進度和團隊的工作量。 專案負責人可將多個專案集中在一起做管理，免去在多個專案之中切換。使用者可以輕鬆查看每項專案的負責人、何時到期以及專案進度和策略目標等。 使用Portfolios可以省去搜索、追蹤和拼湊訊息、狀態更新的工作，而將時間花費在其他工作上。無論是在每週的團隊會議上瀏覽Portfolios來使團隊保持同步，又或者是與高層分享你的團隊

Asana在成立之初就被定位在可以被簡單又靈活運用的協作軟體，且足夠強大以應付任何團隊及其工作流程。Asana是專案管理工具，也是工作管理工具，因此大家也可以把Asana當作整合工具的平台，將分佈在不同軟體的檔案和訊息在Asana上做整合，方便大家快速找到資料、保持所有工作的清晰度，也讓Asana更完整。 查看Asana所有串聯功能 : Asana Apps & Integrations 除了Asana的串聯功能外，對於想要更高階的追蹤功能和追蹤不同類型工作的團隊也可以考慮使用Asana API構建自定義串聯功能。 今天就來跟大家介紹Asana串聯功能的主要5個功能要素: 通訊(Communication) 直接從團隊的聊天工具將對話轉換為Asana中的任務，或當Asana更新時，團隊可以在聊天工具接收到通知。 Asana+Slack Asana • Youtube | How to Asana: Asana for Slack 當Asana的任務卡上有變動，團隊可以在Slack接收到即時通知。 Asana+Zoom Asana • Youtub

你可能會發現，在Asana的每一個Task都只能分配給一個人，這是因為Asana想要盡可能的幫助團隊獲得清楚的資訊，讓團隊隨時能追蹤到任務負責人。 但有時候一項任務有時候會需要切分成多個細項任務，又或者會需要多個人一起共同完成任務，碰到這種情況該怎麼辦呢? Asana因此創建了Subtasks功能，幫助團隊將一項Task拆成更多細項工作，並且將每一個子任務分配給不同的負責人，以進行團隊協作。 Asana Subtasks Subtasks的目的在於補充Task，而不是代替Task的工作。Subtasks是將工作分解成細項任務，或將工作分配給多個人進行協作，並確立團隊成員間的工作任務。 Subtasks的功能類似於獨立的Task，但Subtasks嵌入在Task中。 5個小技巧教你如何使用Subtasks 3個Do 使用Subtasks將任務拆成細項任務 當你的任務需要進行協作，或者包含不同階段、截止日期的任務的情況下，使用Subtasks是一個可以將任務細化但又不會讓Project的版面變得複雜的好方法。例如 : 在編輯Asana部落格時，團隊建

本文章節 什麼是Kanban Kanban的歷史 Kanban如何幫助團隊 Kanban的四大核心原則 如何開始Kanban Asana Kanban　Board Asana Board View的優勢 Board View的使用範例 Learn More with Asana 想像你的團隊正在進行一個新專案，你需要一種簡單的方法來可視化工作，以便及時了解大家手頭上的工作，工作進行到什麼階段以及什麼時候該完成。你可以查看專案檔案、電子表格、電子郵件和訊息，以匯集專案的資料和進度，或者你也可以使用看板在一個地方查看所有內容。 如果你涉及專案管理或開始探索可視化工作的方式，你可能聽說過Kanban board。Kanban Board是可視化專案管理的一種方式，雖然Kanban可以被任何團隊使用，但Kanban最常被使用在產品、工程和軟體開發團隊。 今天的部落格會跟大家介紹什麼是Kanban Board、Kanban如何運作以及如何使用Kanban來管理團隊工作。 什麼是Kanban? Kanban是一個可以幫助團隊在需要完成的工作和每個團隊成員的能

本文章節 為什麼團隊需要專案管理工具 什麼是專案管理工具 Asana可以幫助你什麼 Asana的優勢 很多團隊在還沒導入專案管理工具之前都會用到以下的困難但又不知道如何解決，所以決定嘗試導入專案管理工具。但在剛接觸專案管理工具的時候又發現，現在市面上多倒數不清的專案管理工具不知道該怎麼做選擇。 今天的部落格就要來跟大家分享為什麼團隊需要專案管理工具、在眾多任務管理和專案管理工具裡為什麼Asana會脫穎而出。 為什麼團隊需要專案管理工具 如果你的團隊在工作中有遇到以下幾個問題，你就應該要開始考慮在團隊中導入專案管理工具了! 團隊沒有一個工作管理平台將所有使用工具做統整，導致團隊的項目，任務，文件和通信分散在各個工具中，工作流程複雜又不清楚。 成員不清楚自己的工作重點是什麼，也不知道該如何找到答案，因此他們浪費了很多時間（可能也是您的時間）來詢問和尋找答案。 您沒有一個您通常透過朝開會議、發送電子郵件或手動修改複雜的電子表格，來完成討論事項優先級和請求狀態更新...等的工作。 團隊因為以上所有原因導致成員無法準時完成任務。 什麼是專案管理工具 專案管

Asana Progress跟Project的四個View一起被放在專案上方的橫幅，提供團隊一個報告專案進度的空間，並且幫助團隊和管理階層能快速掌握團隊進度。在Progress，使用者可以彈性增加報告事項和圖表來豐富您的報告內容。 相關閱讀 : Asana的四個Task Views Progress版面介紹 在Progress的頁面您可以首先你可以看到妳的專案狀態-On Track、At Risk、Off Track和最近新增的On Hold選項 您可以在這個區塊看到這個專案完成、未完成和逾期的任務總數 打開此提醒設定每周五固定Update工作的最新狀態 開始編輯Progress 查看Project info可得知此專案的負責人和到期日 專案的最新進度 在右手邊的Sidebar我們可以看到專案的Milestones、Project所屬的Team和Portfolio的Filed分類。 如果團隊在報告上傳後更改專案狀態，已經上傳的報告不會自動更改，每一次的報告都是編輯報告當下的專案進度，如果想做報告的更改只能點編輯手動更改，或者建議撰寫一份新的進度報

您是否在進行工作排程的時候常常覺得任務時間交代不清、工作跟工作打架，前一項任務還沒完成導致手邊的任務無法進行呢? Asana 的其中一個任務管理呈現方式 - Timeline，以使用甘特圖幫助你做工作排程，借助時間軸幫助您準時開始執行任務且準時完成項目，並在發生突發意外和不可避免地狀況時，方便您調整和變更計劃以確保您的項目保持進度。 相關閱讀 : 其他 Asana 任務管理的呈現方式 如何在 Timeline 進行任務查看 1. 查看任務的日期範圍 您可以在 Task 裡設定日期範圍或在 Timeline 以拖拉的方式進行排程。一旦任務設定好日期後，您將可以同時在任務的頁面和 Timeline 上查看任務的執行期間。 2. 在時間軸上設定顏色 您可以在欄位功能將下拉功能選單裡的選項放上您喜歡的顏色來進行時間軸上的顏色設定，也方便您利用顏色做任務上的分類。在 Timeline 上方的 Color 點擊您想查看的類別，Timeline上任務的顏色分類將會根據您對選擇欄位的顏色設定做變化。 相關閱讀 : 你知道 Asana 的欄位有哪些功能嗎? | 由

每個工作者和組織都有自己習慣或適合的工作方式，這也是為什麼很多成功人士都會有自己的一套工作模式來提升工作效率，像是唐鳳愛用的⸢番茄鐘工作法⸥、從早期的 ⸢MBO 目標管理法⸥到近期很多企業推從的 ⸢Scrum 工作法⸥ 和 ⸢OKR 工作法⸥ ...等。除了有自己的一套工作方式之外，還需要一套管理工作的系統來幫助工作者管理每一項工作。 而在使用每一套工作管理或專案管理系統時，先了解軟體的組織和架構可以幫助使用者對怎麼建立一套屬於自己的管理系統、怎麼將自己的工作模式帶入工作系統有很大的幫助。 所以今天想來跟大家聊聊 Asana 的組織架構，讓大家對可以如何將自己的工作模式放在 Asana上做管理有第一步的想法，之後再更深入的跟大家探討 Asana 的功能和使用上的小技巧，慢慢幫助大家建立屬於自己的工作管理系統。 Asana的組織(Organization)架構 Asana的架構 組織 (Organization)→團隊(Team)→專案(Project)→任務(Task)→子任務(Sub-task) →留言(Comment) 組織 ( Organi

需要快速追蹤專案的管理者，或是需要熬夜製作圖示報表的你，有福了！ 讓我們鄭重介紹 Asana 最新推出的專案 Dashboard View 吧！ 你的心聲，Asana 聽到了！ 身為 Asana 夥伴的我們，時常接受到客戶的反饋產品使用狀況， 許多客戶都提到一個大缺點：Asana 沒有 “專案數據圖表化呈現” 功能！ Asana 團隊一直以來都十分重視每位使用者的想法， 經過不斷溝通及收集資訊後，Asana 辦到了！ Dashboard 誕生！ 現在，呈現清單列表多了 “Dashboards” 選項， 任何專案只要輕鬆點選模式，所有專案數據都能直接即時圖表化！ 此功能有什麼厲害之處？能做什麼呢？ 不用急，我們已經幫你整理好重點內容，接著看下去就對了！ 四大亮點 預設圖表格式，即時呈現專案統計分析 輕易客製化調整顯示內容 自訂欄位的數據自動彙總 圖表數據能方便以 PNG 圖檔匯出 五種圖示 長條圖 (Bar chart) 圓環圖 (Donut chart) 棒棒糖圖 (Lollipop chart) 燃盡圖 (Burnup chart) 數據彙總

身為採購人員，桌面上擺滿各種貨品資料在所難免，如何從這混亂中提升工作效率，一直是大家最希望解決的課題。 因此，為了方便確認需求項目及進度，首先採用的方法是以白板分類管理。 使用白板後，問題逐漸浮現： 同個採購品項有多間廠商提供各種資料，例如 DM、報價單、出貨單、發票等，在白板上不方便進行歸整。 無法立即確認負責人。 變更工作階段時，內容、文件容易在調整時疏漏。 Asana看板成為了最佳幫手！ 轉換管理工具後，解決先前所面臨的問題！ 下面整理出 Asana Board 三大優點： 1. 採購項目及進度一目瞭然 一個版面總覽所有品項，並可以依據實際流程 (workflow) 區分欄位，輕鬆掌握各產品採 購進度。 2. 子任務標註更多採購細節 一個採購的項目中裡面可能會有其他須同時採購的細項，為了確保資訊完整，我們可以 利用 Subtask 功能註記所有項目，廠商們也能依每個產品分類在子任務中提供樣本及報 價單。 3. 直接拖曳任務至新的工作階段，資料不缺漏 採購任務中有時候包含

公司不定期會有新人進來，要怎麼確認對新人的每一項訓練都有確實執行，並以最少時間完成所有訓練事項的安排呢？ 四大步驟輕鬆建立教育訓練列表清單(List View)，追蹤新人學習狀況！ 1. 建立任務 在 Section 填入公司安排的訓練主題、建立每個主題排定的課程，以便追蹤新人是否如期完 成每項任務。 2. 善用欄位 透過欄位標籤，能清楚顯示此每一個任務的訓練方式，也讓新人了解相對應的負責單位，例 如認識公司中的「核心價值」是由公司安排，而熟悉環境中「認識部門、團隊成員」則是由 直系主管負責。 相關閱讀 : Asana Fields | Asana 的欄位功能 - 由淺入深帶你認識 Asana 3. 建立欄位相關性自動化規則 新人任務中若是由公司安排的行程，Assignee都一定會是 DevOps Tec.，因此我們可以建立 規則讓欄位「訓練方式」選擇「公司例行排程」時，欄位「Assignee」會自動跳出 「DevOps Tec.」。 建立規則操作方法： 1. 點擊畫面右上方 “Rules” 2. 選

您的團隊有想安排會議，但很難喬出大家有空時間的困擾嗎？ 不用擔心，善用 Asana Calendar 就能幫您解決這個問題！ Asana 是一個操作直覺、介面簡潔的任務管理工具，更棒的是身為 SaaS [備註1] 工具，不論在哪都能輕易以電腦、手機進行操作、追蹤，今天我們要介紹的是他的 Calendar 功能，所有團隊成員都能輕易藉由 Calendar 知道對方的任務時程，以安排適合時間給其他任務。 [備註1] SaaS (Software as a Service)：軟體即為服務。透過網際網路提供軟體服務，可直接從雲端使用程式並取得資料而不受時間及地點的限制。 我們來看看如何使用 Asana Calendar 吧！ Asana • Youtube | How to Asana: Planning with Asana calendar Asana 共編行事曆三個操作重點 1. 善用模板 可以依自己常用的內容欄位建立模板，往後只要有類似任務就能快速套用。 如果不知道如何著手建立模板或對欄位沒概念怎麼辦？沒關係，Asana 也有提供幾種制式模板，