Asana Tips | 如何更有效率的使用Subtasks

Updated: Mar 4

你可能會發現,在Asana的每一個Task都只能分配給一個人,這是因為Asana想要盡可能的幫助團隊獲得清楚的資訊,讓團隊隨時能追蹤到任務負責人。

但有時候一項任務有時候會需要切分成多個細項任務,又或者會需要多個人一起共同完成任務,碰到這種情況該怎麼辦呢?

Asana因此創建了Subtasks功能,幫助團隊將一項Task拆成更多細項工作,並且將每一個子任務分配給不同的負責人,以進行團隊協作。


Asana Subtasks

Subtasks的目的在於補充Task,而不是代替Task的工作。Subtasks是將工作分解成細項任務,或將工作分配給多個人進行協作,並確立團隊成員間的工作任務。

Subtasks的功能類似於獨立的Task,但Subtasks嵌入在Task中。


5個小技巧教你如何使用Subtasks

3個Do


使用Subtasks將任務拆成細項任務

當你的任務需要進行協作,或者包含不同階段、截止日期的任務的情況下,使用Subtasks是一個可以將任務細化但又不會讓Project的版面變得複雜的好方法。例如 : 在編輯Asana部落格時,團隊建立了一個Asana Blog的Task,然後將該任務分配給編輯者,並且設定截止日期為部落格上線的日期。然而,在部落格上線前,需要其他的協作者(例如:美編設計部落格圖片、主管校搞)和幾天的時間。所以我們建立了一些Subtasks,進行審查、設計部落格標題圖像以及在WordPress上架部落格。每個Subtasks都有自己的截止日期,並且分配給負責人。


使用Subtasks執行會議議程

最好的會議議程會包含明確會議的報告、討論內容和參與者,因此參與者可以共享會議議程,並列出並上傳會議參與者在會議之前應閱讀的所有文件,甚至如果需要做視訊會議,Asana和ZoomMicrosoft Team的串聯功能,可以確保每個人在正確的時間連結到對的線上會議。

另外,在會議期間,使用Subtasks來列出所有議程,避免遺漏任何內容,並且可以在Subtasks上做會議記錄。


Asana Youtube | How to Asana: Meeting agendas


Asana Youtube | Asana Zoom App


使用Subtasks來收集意見和回饋

創建一個Task放置讓人閱讀的資料(例如:新行銷案請行銷部所有人閱讀),使用Subtasks來確定每個人都閱讀過並且收集意見。大家可以在Task中上傳任何附件或訊息,但是可以透過Subtasks分配給每個審閱者並且獲取意見回饋。

例如,公司剛制定了一個新的行銷方案,需要主管核准,並且讓團隊所有人了解新方案。行銷部成員、業務部成員皆須了解相關內容,但不需要創建三個單獨的Task,而是在Task中共享PDF,然後為需要了解相關內容的每個人新增Subtask,這樣一來,大家可以看到其他人的意見回饋,並且可以看到哪些審閱者還沒有完成閱讀。


您也可以使用複製Subtasks的功能(在Assignee的最下方,Assign duplicate tasks,加入要執行同個Task的所有Assignee)。每個Assignee都將被分配一個具有相同Task標題、截止日期和描述相同的Subtask。


2個Don’t


不要創建太多層的Subtasks

雖然在Asana你可以創建無限層的Subtasks,但一旦創建太多層Subtasks很有可能會影響工作的可見性,所以建議不要創建多於一層的Subtasks(父任務→子任務,兩層為最佳使用方式),這樣一來,也可以確保任務範圍不會失控。

如果團隊常常新增多層Subtasks,那你可以試著跟團隊建立約定,定義Project、Task和Subtasks這三層關係。例如,你可以規定一個任務不可以存在超過一個星期的時間或比該時間更長,並且將其拆分為多個Subtasks。


如果你的工作範圍改變了,Project、Task和Subtasks這三層關係是可以隨時做轉換的動作的。


不要期待使用一個頁面看見所有的Subtasks

設置Subtasks的目的在於補充Parent Task的任務,因此,應將任務主要內容放置在Parent Task。與Task不同,Subtasks不會顯示在TimelineCalendar上。雖然大家可以在List View上Task旁邊的箭頭顯示Subtasks,但默認View的情況下,Subtasks也不會顯示在示圖上。

如果是需要在Timeline或Calendar中查看的Subtasks,建議將Subtasks轉換成Task。


Learn More with Asana

Asana Youtube | How to Asana: Assigning copies of tasks


Youtube | Tasks vs. Subtasks in Asana


相關閱讀 : Help with Asana subtasks | Product guide • Asana

參考文章 : Asana tips: When and how to use subtasks

Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。


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