Asana Board View | 什麼是Kanban Board?

Updated: 5 days ago

想像你的團隊正在進行一個新專案,你需要一種簡單的方法來可視化工作,以便及時了解大家手頭上的工作,工作進行到什麼階段以及什麼時候該完成。你可以查看專案檔案、電子表格、電子郵件和訊息,以匯集專案的資料和進度,或者你也可以使用看板在一個地方查看所有內容。

如果你涉及專案管理或開始探索可視化工作的方式,你可能聽說過Kanban board。Kanban Board是可視化專案管理的一種方式,雖然Kanban可以被任何團隊使用,但Kanban最常被使用在產品、工程和軟體開發團隊。

今天的部落格會跟大家介紹什麼是Kanban Board、Kanban如何運作以及如何使用Kanban來管理團隊工作。


什麼是Kanban?

Kanban是一個可以幫助團隊在需要完成的工作和每個團隊成員的能力之間取得平衡的方法。Kanban框架建立在工作持續改進的哲學之上,意識就是,工作項目會從To do清單拉到執行中的工作流程。

Kanban Board是可視化專案管理的一種形式,團隊可以使用Kanban Board擁有更佳的可視化工作量和工作流程。在Kanban Board,工作被整理在專案的Kanban Board板上。


傳統上,每列代表一個工作階段,最基本的看板可能有“待辦事項”、“進行中”和“完成”的列。各個任務(在看板上顯示為Ticket)在各列之間移動,直到任務完成為止。


看板的歷史

Kanban是由日本的Toyota工程師大野耐一(Taiichi Ohno)在1940年代後期開發的。

大野發現他可以通過整合精實生產的要素來改善Toyota生產系統:大野的Kanban框架不是根據預期的需求製造新產品,而是根據消費者需求來生產和重新供應產品。Kanban框架將豐田的製造過程從推式生產(產品推向市場)轉變為拉式生產(產品根據市場需求創建)。這意味著Toyota可能會減少平均庫存,但同時仍是市場上的競爭者。

大野建立的精實製造框架依賴於Kanban Card。實際上,“Kanban”是兩個日語單詞的組合:Kan(Kàn),意思是“ 視覺”,Ban(Bǎn),意思是“板”。在Toyota,Kanban Card是表明需要新產品,零件或庫存,並觸發了該產品的生產過程的Ticket。

儘管Kanban仍然存在於許多製造環境中,但它在2000年代初被改用於軟體開發。受大野精實製造方法的啟發,用於軟體開發的Kanban還實現了與大野精實製造相同的“拉式系統”過程。

在現代Kanban中,團隊從工作待辦事項(backlog)的工作開始。根據各個團隊成員的能力,將工作從待辦事項中拉出。然後,團隊成員可以直觀地追蹤整個任務生命週期中的工作(由Kanban中的階段表示),直到完成為止。如今,Kanban可以用作可視化專案管理系統,以平衡需求和可用容量。


Kanban可以怎麼幫助團隊
  1. 規劃工作流程: 創建一個清楚的流程,並確保任務在每個階段順利進行。

  2. 輕鬆發現瓶頸: 優化您的工作流程,以幫助團隊提升工作效率。

  3. 追蹤工作進度: 視覺提示可幫助團隊成員了解任務是否已準備就緒或已經完成。


看板的四大核心原則

從現在開始做

您可以將Kanban應用於任何當前正在執行的工作流程或過程,與敏捷管理流程(例如Scrum)擁有有明確的定義不同,Kanban具有足夠的靈活性,可以在您團隊的核心實踐中使用。


同意追求漸進式的變化

一次性的大更改可能會對您的團隊造成破壞,導入的新系統則可能無法正常工作,Kanban知道這一點,這就是為什麼Kanban框架索引持續改進,以便隨著時間的推移真正發展您的團隊流程,而非一次全部做變更。


尊重當前的流程、角色和責任

與其他精實方法不同,Kanban沒有任何內置角色,所以可以維持當前的團隊結構和流程中的工作。


鼓勵各級領導

本著持續改進的精神,Kanban的改變可以來自任何地方,不一定只是“自上而下”。借助Kanban可以鼓勵團隊成員齊聲共鳴、集思廣益,並且探索流程發展的新方法、帶頭制定新的工作計劃。


如何開始Kanban

從空白板開始

儘管Kanban Board最終將保留所有代辦事項和已完成的工作列,但可以暫時以空白板開始。如果你使用的是像Asana一樣的工作管理工具,必須確保你使用的是Kanban View。


以工作流程創建Kanban的列表

傳統上,Kanban列表代表工作的各個階段,你創建的列表將取決於你的團隊的工作流程,一些常見的列標包括:

  • 待辦事項/收件欄/新建立事項:該列用於存放新工作分配給團隊成員之前的新工作

  • 準備就緒/優先處理事項:準備開始時可以將工作移至此列。

  • 進行中:正在執行的工作。根據團隊的工作流程不同,你可以將“進行中”分成其他各個列-例如,內容編輯團隊可以同時有初稿、審閱和編輯列、而工程團隊可以使用開發、測試和部署列。

  • 暫停:由於某種原因而被阻塞的工作

  • 完成:工作完成後,任務應進入此列!


放上動詞以代表工作

在Kanban中,每個任務都用一張卡片表示。確保你的任務標題是以可操作的動詞開頭,以便團隊可以確切的知道他們應該做什麼。


分階段進行工作

Kanban Board工作流管理的核心要素是分階段進行工作,你可以將Kanban應用於任何工作流程,你除了可以使用白板和一些便籤紙,或者你可以使用電子表格和像Asana這樣的工作管理工具來創建Kanban board,例如使用Asana


在必要時創建新的Kanban Board

理論上,你可以無限期的使用相同的虛擬看板,由於Kanban透過一個連續的過程來追蹤工作,因此你沒有必要放棄現有kanban Board。但是在某些系統中,例如Scrum,你將經常為每個新的sprint創建看板。在Kanban中,你只需創建新的Kanban Board(或清除Kanban Board),轉移到您的Backlog中,然後重新開始你的工作。


Asana Kanban Board

在Asana按照Kanban核心原則執行操作,可以通過拖放任務來手動執行移動任務階段的操作,甚至可以使用自動化功能減少工作。在Asana,除了Kanban的Board View外,你還可以用另外三種方式查看工作,包括:List View、Timeline和Calendar。


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Asana Board View的優點

整齊又美觀的版面

使用Asana Board View除美觀,你還可以把所有Tasks使用分類或標籤做歸類,例如:任務會花費多少時間或優先級,讓你的Kanban Board更清楚,團隊有可以更快速掌握工作。


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明確的負責人和時間

在Asana上你可以放上Assignee和Due Day來讓團隊分工更明確,方便團隊清楚知道每個Task的負責人和截止日來追蹤工作進度。


提高使用彈性

使用像Asana這樣的虛擬工作管理工具的其中一個好處就是,可以在Kanban任務卡中新增其他訊息、Subtasks、上下文和文件

並且在Asana的每張Ticket都有很大的彈性和改變空間


自動化設定提升工作效率


Asana Youtube | More time saving, less time wasting with Asana

在Asana,你可以設置自動化規則(Rules),根據相關的任務訊息,讓系統自動將工作移動到不同的列表,例如:將任務分配給團隊成員後,將任務自動移到“進行中”列表。


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Board View的使用範例

管理工作要求


整理工作流程


計劃產品路線圖


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Learn More with Asana

Asana Youtube | How to Asana: Kanban board in Asana


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Asana Youtube | Board in Asana | Asana tutorial


其他原廠文章

Asana Guide | Board Layout

What is Kanban? A beginner’s guide

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