Asana Portfolio | 如何管理專案和工作量

Updated: Jun 9

(Portfolio為Business以上版本功能)

本文章節
Portfolios Views
Portfolios權限
如何使用Portfolios
Learn More with Asana 

今天的部落格要來跟大家介紹在Asana上用來管理多個專案的Portfolios。


相關閱讀 : 如何建立 Asana? | 帶你認識Asana的組織(Organization)架構


常常我們會碰到一個工作者手上會同時有多個正在執行的Project,尤其像是專案負責人或是業主更是常常需要參與多個專案,甚至做人力控管的安排、工作的分配。Portfolios因此而誕生,讓Asana使用者方便一次管理多個Project的進度和團隊的工作量。

專案負責人可將多個專案集中在一起做管理,免去在多個專案之中切換。使用者可以輕鬆查看每項專案的負責人、何時到期以及專案進度和策略目標等。

使用Portfolios可以省去搜索、追蹤和拼湊訊息、狀態更新的工作,而將時間花費在其他工作上。無論是在每週的團隊會議上瀏覽Portfolios來使團隊保持同步,又或者是與高層分享你的團隊計劃Portfolios,每個人都將實時了解工作的進展情況、需要注意的內容以及計劃的變動。


Portfolios Views

首先,Portfolios跟Project一樣,每個Portfolios都有4個不一樣的看板,以下跟大家介紹各個看板分別的功能:


List View (Projects View)

使用者可以透過Project View,一次管理及查看多個Project。

從Portfolios你可以:

  1. 增加其他Project到你的Portfolios

  2. 檢視每個Project的最新狀態

  3. 檢視每個Project的進度

  4. 檢視和調整每個Project的起始日和到期日

  5. 檢視和調整每個Project的優先順序(Priority)

  6. 新增自訂下拉欄位

  7. 檢視每個Project的負責人

(檢視每個Project的最新狀態)


點開Project你可以:

  1. 選擇Project負責人

  2. 調整Project起始日和到期日

  3. 直接連結到Project

  4. 調整Project的優先順序(Priority)

  5. 檢視最新的Project進度或更新Project進度


最後,你可以直接從Portfolios做回覆和留言的動作。



Timeline View

使用者可以透過Portfolios的Timeline一次查看多個專案的關鍵事件里程碑(Milestone)。

點擊Milestone就可以查看Milestone的任務內容。



Progress View

Progress view提供你有關正在處理的project狀態的詳細快照。Progress view可以輕鬆創建豐富、可重複且可操作的狀態更新,並與主要利益相關者共享你的工作進度。


相關閱讀 : Asana Progress | 團隊專案進度更新報告



Workload View

在Workload,你可以檢視團隊成員的工作量是否有分配不均或超量的問題。

只要是有被放上Due day的和Assignee的工作都會被計算進Workload。

點擊工作量圖示即可檢視成員的工作項目,除了可以重新分配時間外,也可以以拖拉任務的方式將任務重新安排給其他成員。


Asana Youtube | Manage your team's capacity with Workload



Portfolios權限

你隨時都可以將你的Portfolios分享給組織中的成員或者是將成員加入你的Portfolios中。


一旦成員被加入Portfolios,成員會在In Box收到訊息。



如何使用Portfolios

1.公司目標

除了Goals以外,大家也可以使用Portfolios追蹤你的目標,使整個組織的成員保持更新最新狀態。將進行中的專案新增到Portfolios,這樣每個人都可以更清楚的了解當前進度以及需要加強執行的地方。然後自訂下拉欄位分類專案的負責部門和專案的優先級,以便你做排序。


相關閱讀 : Asana Goals | 如何在Asana建立 OKR 管理制度


2.產品發佈

新產品發佈需要大量的跨部門協調與協作。每個團隊可能都在按自己的專案進行工作,但是發佈的成功與否取決於每個人都準時完成自己的工作。將每個團隊的專案添加到Portfolios中,以便營銷部門、業務部門、產品部門、工程部門和客戶運營部門都可以及時。新增狀態下拉欄位,將準備開始,進行中或已批准包含在選項中,以便團隊清楚知道各個專案的進度。


相關閱讀 : Asana