Feb 26, 20213 min read

Asana Portfolio | 如何管理專案和工作量

Updated: Nov 18, 2021

本文章節
Portfolios Views
Portfolios權限
如何使用Portfolios
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今天的部落格要來跟大家介紹在Asana上用來管理多個專案的Portfolios。

常常我們會碰到一個工作者手上會同時有多個正在執行的Project，尤其像是專案負責人或是業主更是常常需要參與多個專案，甚至做人力控管的安排、工作的分配。Portfolios因此而誕生，讓Asana使用者方便一次管理多個Project的進度和團隊的工作量。

專案負責人可將多個專案集中在一起做管理，免去在多個專案之中切換。使用者可以輕鬆查看每項專案的負責人、何時到期以及專案進度和策略目標等。

使用Portfolios可以省去搜索、追蹤和拼湊訊息、狀態更新的工作，而將時間花費在其他工作上。無論是在每週的團隊會議上瀏覽Portfolios來使團隊保持同步，又或者是與高層分享你的團隊計劃Portfolios，每個人都將實時了解工作的進展情況、需要注意的內容以及計劃的變動。

Portfolios Views

首先，Portfolios跟Project一樣，每個Portfolios都有4個不一樣的看板，以下跟大家介紹各個看板分別的功能:

List View (Projects View)

使用者可以透過Project View，一次管理及查看多個Project。甚至也可以在Portfolios新增欄位，為專案放上標籤。

(檢視每個Project的最新狀態)

點開 Project 即可查看Project負責人、進行時間、檢視最新的進度或更新資訊，或者也可以直接連結到Project。

最後，你還可以直接從Portfolios做回覆和留言的動作。

Timeline View

使用者可以透過Portfolios的Timeline一次查看多個專案的關鍵事件里程碑(Milestone)。

點擊Milestone就可以查看Milestone的任務內容。

Progress View

Progress view提供你有關正在處理的project狀態的詳細快照。Progress view可以輕鬆創建豐富、可重複且可操作的狀態更新，並與主要利益相關者共享你的工作進度。

相關閱讀 : Asana Progress | 團隊專案進度更新報告

Workload View

在Workload，你可以檢視團隊成員的工作量是否有分配不均或超量的問題。

只要是有被放上Due day的和Assignee的工作都會被計算進Workload。

點擊工作量圖示即可檢視成員的工作項目，除了可以重新分配時間外，也可以以拖拉任務的方式將任務重新安排給其他成員。

Asana • Youtube | Manage your team's capacity with Workload

Portfolios權限

你隨時都可以將你的Portfolios分享給組織中的成員或者是將成員加入你的Portfolios中。

一旦成員被加入Portfolios，成員會在In Box收到訊息。

如何使用Portfolios

1.公司目標

除了Goals以外，大家也可以使用Portfolios追蹤你的目標，使整個組織的成員保持更新最新狀態。將進行中的專案新增到Portfolios，這樣每個人都可以更清楚的了解當前進度以及需要加強執行的地方。然後自訂下拉欄位分類專案的負責部門和專案的優先級，以便你做排序。

2.產品發佈

新產品發佈需要大量的跨部門協調與協作。每個團隊可能都在按自己的專案進行工作，但是發佈的成功與否取決於每個人都準時完成自己的工作。將每個團隊的專案添加到Portfolios中，以便營銷部門、業務部門、產品部門、工程部門和客戶運營部門都可以及時。新增狀態下拉欄位，將準備開始，進行中或已批准包含在選項中，以便團隊清楚知道各個專案的進度。