FAQ | Asana和ERP有什麼不同?兩者之間可以做整合嗎?

Updated: Apr 8


本文章節
Asana VS ERP
Asana VS 雲端ERP
Asana適合什麼樣的團隊?
Asana與系統的整合 

近期常常有客戶來電詢問我們關於Asana和ERP的不同之處或是整合的問題,所以今天的部落格就要來一次整理給大家關於Asana和ERP的常見問題。


Asana V.S ERP

ERP是什麼


ERP(Enterprise Resource Planning),也就是企業資源規劃系統,整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、資產管理於一體的企業資源管理系統。

也就是說,ERP的基礎能力就是將公司營運的各種能力,財務會計、訂單管理、人力資源、進銷存系統...等等,整合於一套管理平台上。


ERP如何運作

不同產業的ERP會有不同需求著重的功能,以及要串接的相關系統,但不管是哪個產業的ERP,基本上都會包含一項最重要的能力-企業流程的管理(Workflow),由多個流程模組組成來管理企業核心的營運資源,每一個模組彼此間相互交流,並共享單一資料庫。

ERP的企業流程管理可以設定權限,並且設置層層關卡,或者是卡關,將原本需要以書面方式傳遞的資料放在系統中,透過層層審核達到上到下的管理作業。


Asana是什麼?

常常大家聽到Asana會先想到瑜珈品牌Asana。但我們今天要介紹的Asana是一個專案管理、團隊共同協作工具。事實上,將此工具命名為Asana也跟瑜珈有相關性。Asana一詞來自於梵文的「瑜珈」,Asana的創辦人期許Asana打造的產品能實現人體的流動感,所以將公司命名為Asana。

Asana的創辦人之一-達斯廷·莫斯科維茨(Dustin Moskovitz),他其實是臉書的創辦人之一。在臉書規模日漸擴大的時候,臉書團隊注意到了他們的問題:協調和協作變得越來越困難。所以,莫斯科維茨與臉書Like按鈕的創建者,也就是Asana的另一個創辦人-賈斯汀·羅森斯坦決定一起尋求建立解決方案。就此臉書的內部工具-Tasks就此誕生了!

Tasks允許不同的團隊追蹤彼此之間的工作,因此很快成為公司內部的熱門工具,每次走進辦公室時,都會看到四分之三的螢幕正在使用Tasks,這讓莫斯科維茨興起離開Facebook自立門戶,打造一個幫助團隊之間溝通的任務管理工具的想法,Asana就此誕生了!

Asana現在被多個組織和團隊使用來追蹤工作事項、工作管理和任務工作的分配和溝通,提升團隊的工作效率。過去我們習慣使用Email或口頭交辦的任務,在Asana上,可以透過每張Task上的Assignee清楚知道工作的負責人、Due day,並且在Task內清楚工作內容、資源,甚至是直接在Task上做溝通,對於現在疫情當下,遠端工作當道的工作模式,Asana成為一個可以簡單上手、操作直覺、幫助團隊同步工作進度的專案管理工具。


相關閱讀 : Asana Advantages | 什麼是專案管理工具?專案團隊為什麼需要Asana?


Asana如何運作


DevopsYoutube | Asana中文介紹 | 敏捷專案團隊的最佳工具Asana是如何運作的


在每個Asana的專案裡都會包含4個工作任務的呈現方式,分別是清單式(List View)看板式(Board View)甘特圖(Timeline)行事曆(Calendar)。團隊可以根據自身需求來選擇使用的版面。


相關閱讀 : Asana Project View介紹

相關閱讀 : 如何建立 Asana? | 帶你認識Asana的組織(Organization)架構


Asana除了管理團隊的任務工作外,團隊主管還可以透過Asana Goals和Portfolios管理團隊的目標達成、工作進度和團隊工作量。


Asana VS 雲端ERP?

什麼是雲端ERP?

雲端 ERP 是一種 SaaS(軟體及服務)。SaaS的特點就是用戶不用安裝任何東西到他們的機器,所有的程式都在供應商的伺服器上,任何維護及更新也都是在伺服器端做處理,跟傳統ERP需要在公司另外設立一個空間作存放相比,雲端ERP對於企業來說可以說是幾乎隱形的存在。


雲端ERP跟傳統ERP有什麼不同?

系統雲端化是市場趨勢,相較於傳統買斷版的系統,使用雲端ERP系統的優勢在於不用自行建置伺服器、資料庫、防火牆等軟硬體設備,也不需雇用資訊人員維護系統、進行資料備份,就能擁有便利又安全的服務。

除了存取位置外,使用雲端人資管理系統的好處是系統商會進行免費改版,以及不定期推出新功能,這些優勢都是傳統買斷版的系統所沒有的。


Asana可以被當作雲端ERP使用嗎?

Asana 雖然說是雲端服務,但就如上面敘述的Asana功能和使用,Asana比較偏向多人協作軟體,所以在ERP最重要的Workflow需求能力,Asana的Workflow只有Kanbun Board的形式,將每個流程做成一個Section,當一項工作項目完成就將Task移動到下一個Section交給下一個人的方式,比較像是接力完成一項任務,跟ERP一層一層簽核的Workflow不太一樣。


相關閱讀 : Asana Board View | 什麼是Kanban Board?


加上Asana在簽核的部分沒有像ERP那麼嚴謹,沒有所謂卡關的設置,權限的部分也只能限制觀看和編輯的權限,編輯的權限只分為兩種-可編輯和只能做查看動作,而不能限制可以做審核和移動Task的人員。


相關閱讀 : Asana Permissions | 組織成員的權限劃分


不過,Asana對於代替企業流程的管理較不適合的地方是可以透過Plug-in其他軟體來補強,只是會有另外Plug-in軟體的費用,企業可以根據自己的需求和狀況來評估。


Asana適合什麼樣的團隊?

既然Asana不適合使用階層式管理的企業,那麼Asana適合什麼樣的團隊呢?

我們會推薦Asana給注重團隊分工,正在實施扁平化組織或組織等級較少的中小企業、新創團隊、敏捷團隊,或者是大企業中的小團隊,例如:專案團隊、開發研發團隊...等。

但回到現實面「流程是死的,人是活的」,這世界上沒有不變的流程,只有食古不化的規定。


扁平化組織

在扁平化組織中,因為管理階層的人數較少,獲得資訊的人就可以自己做決策,不用再層層上報,也相對減少科層式組織的問題。團隊傾向採取全體自我管理的制度,每個人的工作取決於這個人的工作內容而定,權力也被平均分被給組織裡的每一個成員。

對於新創公司,組織必須面對快速的市場變遷、隨時迎接新的挑戰,執行扁平化組織可以有效減少工作執行前層層核准的過程,訊息可以更快速的傳遞和執行,員工和主管階層間的溝通也可以保持暢通,如此一來就能縮短應變外界挑戰的時間。


敏捷團隊

現今的敏捷開發中,ScrumKanban是敏捷開發最主要的兩個主流框架。敏捷團隊雖然減少了溝通的層級與方式,但並非減少溝通的次數,反而強調成員之間的即時溝通。所以更適合導入Asana來提升團隊的溝通效率。


Scrum

首先,Scrum團隊是一個自組織團隊,也就是說他們會在內部決定如何最好地完成他們的工作,而不是由團隊外的其他人來指揮他們。

敏捷團隊最佳的人數約在5到10人間,並且橫跨不同職能角色。主要的原因在於,過多的人數會增加溝通複雜度,缺乏不同角色的團隊,則無法有效橫向串聯,在任務的執行上容易出現漏洞。組織層級關係一向是職場上為人詬病的羈絆,傳統企業喜歡階層式管理,當企業逐漸擴大時,一個決策可能要經過多個主管,自然就拖慢了專案運作速度。

敏捷團隊的核心精神並不是靠快速溝通、快速核決,甚至刻意加快執行速度來達到敏捷的成效,而是簡化了縱向、橫向的往來複雜性,並透過每天10到15分鐘的站立會議(Stand-up meeting),讓團隊成員將問題透明化,取代信件、會議的等待時間。當工作中的雜訊被降低後,自然有更多的時間、更高的效率可以投入重要的任務中,因此反映出快的結果。


參考文章 : 敏捷團隊內部的角色與分工


Kanban

Kanban團隊則是把團隊的工作流程,依照現有的流程依照階段的順序性去歸納出來,基本上Asana的Board View就是Kanban的概念了,起初,看板通常為物理看板(白板),隨著專案管理流程移至線上,看板也逐漸轉為Asana這樣的虛擬看板(軟體工具)。

常見的白板概念應用於各種敏捷團隊,它們都通過視覺化的任務、透明化的工作狀態來激勵團隊成員工作、提高工作專注力及效率。


相關閱讀 : Asana Board View | 什麼是Kanban Board?


行銷團隊

事實上,Asana 曾經針對自家的服務做過研究,發現使用Asana的團隊名稱中最常出現的就是「行銷」。因為行銷是不具結構化的知識型工作,有許多的變動因子、合作廠商關係等等,行銷團隊很難維持系統化,所以作為Asana的協作工具,在行銷團隊中是一個大優勢。


參考文章 : Marketing with Asana: The Tools We Use


Asana與系統的整合

Asana可以跟傳統ERP做整合嗎?

Asana屬於雲端軟體,沒有提供Server版,所以如果想要與傳統的ERP做串聯於網路架構,在做配置及設定時會比較困難,客製的工程費用也會相對較高。

但如果公司使用的ERP可以收發HTTP Request,基本上就有機會可以與Asana做串聯。


Asana可以跟雲端ERP做整合嗎?

如果是雲端ERP,想跟同樣是雲端服務Asana做整合,會比跟Server版的ERP做整合來的容易。

如果公司使用的雲端ERP可以提供API,基本上Asana和ERP的整合就沒什麼問題了。


Asana可以跟LDAP做整合嗎?

LDAP通常存在於公司內部系統,也就是說LDAP可以被視為地端的帳號密碼管理系統。想要做地端和雲端的系統整合就如我們剛提到的會有一定的難度,且費用也不會便宜。但對於很多企業來說雲端整合是必經之路,所以想要做Asana和LDAP的整合也不是完全不可能,可以先透過第三方軟體來做整合後再與Asana做整合,但相同的問題就是會有其他的軟體費用產生。

但如果是已經開始走雲端的企業,公司的帳號密碼使用雲端工具SSO,例如:G Suite、Microsoft 365,雲端對雲端的整合就會相對容易。



Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。


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