Asana Tips | 5個步驟用Asana征服2021新計畫

Updated: Feb 24

英國的大學教授李察.韋斯曼(Richard Wiseman)曾做過一項研究。他追蹤超過3000人,邀請他們寫下新年新計畫,並問他們計畫是否有信心可以完成。

有52%的人有自信可以達成,一年後研究結果出來,卻只有12%的人成功。


再過幾小時就是2021了,除了制定新計畫外,也需要檢討去年哪些計畫沒實現、為什麼? 執行計畫的時候有哪些地方可以改進提升目標達成率?檢討完再製作一份2021的新計畫!而訂定目標不只是寫下來,更需要「系統化」,並且持續做追蹤!


今天就要來跟大家分享如何在Asana上將新計畫系統化。


1. 使用Sprint Retrospective模板來做檢討會議

Sprint Retrospective是執行敏捷時,每一個Sprint結束後花一個小時來做團隊檢討的回顧會議,在 Retrospective 期間,團隊主要討論3個部分:

  • 在 Sprint 進展良好的是什麼?

  • 在 Sprint 可以改善的地方?

  • 在下一個 Sprint 團隊可以嘗試改善的是什麼?

所以大家可以使用這個模板來做一個檢討團隊或個人的列表,在這一年有什麼事做得好的、有哪些事事做不好需要改善的、哪裡是可以做得更好的、接下來的行動/計畫會是什麼?並且根據重要性來做排列檢討結束後,團隊會得出一些想嘗試的行動,接著最重要的Part來了,就是要嚴格執行!當團隊每次都靠北一樣的問題,但又沒人嘗試改善時,是多麼令人沮喪。為了避免原地踏步甚至退步,確保團隊都清楚下一步該做什麼,行動者需一直追蹤須改善的項目。


2. 使用Goal來制定明年OKR的目標


O K R

根據OKR的概念來制定一個大膽且有野心的目標,所謂OKR就是目標與關鍵結果的管理方法,每一組目標(Objectives)與 2~4 個關鍵結果(Key Results)搭配,且不論企業、部門、個人,都可以實施 OKR。

OKR的優點就是可以讓上到下的員工都清楚組織目標和方向、知道是在為了什麼而努力,並且制定可以幫助組織達成目標的計畫。OKR 的本質並非要考核團隊或者員工,

而是隨時提醒每一個人,當前與未來的任務分別是什麼。


Goals in Asana

(Business以上版本功能)


Asana Goals架構


Goals是Asana為OKR而創造的功能。在制定OKR的時候,建議從上至下建立目標

進入Asana goals首先會進到這個Goals的最上層頁面(Top Level Goals),這一層代表所有目標(Objective)。大至屬於整個組織的目標,小至屬於一個Team的目標。

在Goals的第二層就可以放上Sub-Goals來做Key-Result或是放上Support Work,也就是幫助達成這個目標的專案。在Goals也可以看到專案的進度來跟進目標達成率。

上圖是NASA的OKR範例,從NASA的範例可以看出他們先制定了組織目標(Objectives),再制定可以幫組織達成目標的關鍵結果(Key Result);接著每個Team制定出屬於Team的目標(Objectives),Team成員再制定出關鍵成果(Key Result),並且執行可以幫助完成目標的專案


大家可以使用OKR的方式先幫組織設定3個目標(Objectives),再往下制定關鍵結果(Key Result)和Teams的目標(Objectives),接著建立Support Project。


相關閱讀 : Asana Goals | 如何在Asana建立 OKR 管理制度


Learn More with Asana about Goals


Asana Youtube | Feature Focus: Goals


3. 制定計畫細節

設定好目標,接著就是制定一個可以幫助達成目標的專案(Project)了。在制定計畫細節時,你需要考慮所有需要被加入專案的工作或程序、掌握所有需要被完成的工作,將工作分解為具體的可操作步驟,然後開始添加任務和子任務,並且可以加入階段性的Milestone做驗收。

接著你可以和你的團隊共享該專案(Project),請團隊的其他成員把你可能錯過的任何內容補上。

使用Dependencies將任務標記為正在等待另項一任務,這樣即使有些工作還沒有準備好開始執行,你也可以將所有需要完成的工作放入項目中,且任務所有者將知道他們是否在等待其他人完成工作,或者是否有人在等待他們完成工作,也可以避免任務和任務之間潛在的時間衝突。

放上Dependencies(任務相依性),如果前一項工作時間往後延,後項需要等待前項工作完成才可以開始執行的工作也會自動往後延期,避免任務時間衝突。


4. 放上時間

列出所有工作細項後,接著開始使用Timeline做時間排程。


相關閱讀 : 工作排程的好幫手 | Timeline in Asana


5. 預備、準備、開始!

接著就是持續使用Asana做任務追蹤和團隊溝通,並且準時完成設下的計畫,你和你的團隊將在2021獲得成功!

Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。


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