前兩周我們跟大家介紹Asana在上個月推出的新功能-Reporting，這禮拜則要來跟大家介紹My Tasks的新視圖 上一篇 : Asana Reporting | 從全面的角度分析Asana組織中的所有工作 現今工作者比以往任何時候都更加容易分心。開不完的會議、不斷增加的工作量...等，都容易造成工作者工作時的分心。根據工作剖析指數報告顯示，80% 的員工在工作時需要將收件箱或其他通信應用程序保持開啟的狀態，這導致近 75% 的員工感到時時刻刻有多項任務要處理而造成高壓力。結果就是工作效率低下、錯過訊息而導致錯過任務的最後期限。 而Asana對產品的願景就是希望可以產生一套可以增加個人生產力的工具來提升個人工作清晰度，而今天我們要介紹的新功能就是專門用於幫助您維持注意力-我的任務中的看板視圖。 Asana My Tasks Asana my tasks是每位使用者的個人空間，可以看到所有屬於自己的任務，並且做分類和整理，幫助工作者清楚自己的任務而不錯過任務期限。 如果還不認識My Tasks的朋友，可以參考下面兩篇部落格。 - Asana M

Asana的誕生就是為了在工作上幫助大家提升效率，減少工作中無意義的工作。 其中，在我們的眾多客戶當中，很多團隊領導人或專案經理在意的一個功能就是如何在Asana上評估進度，並且將數據分享給團隊成員，讓每位團隊成員都可以隨時跟上進度。然而，通常整理團隊工作進度報告就是一件浪費時間卻又是必要的工作，這樣一來就有違了Asana的宗旨。 所以，今天就要來跟大家介紹4個可以幫你收集數據和更新進度的Asana內建工具，幫助你快速整理工作進度。 使用Dashboards以數據檢視專案進度 在Asana Project裡除了有4個視圖可以查看任務之外，還有Dashboard和Progress來追蹤專案進度。 Dashboard可以彈性的根據使用者需求，放上使用者需要的數據圖表。例如，如果你想查看團隊工作流程中，有哪些地方存在效率或瓶頸，則可以使用條形圖，選擇Section、Incomplete。 或者，如果你需要了解團隊中工作的分配方式，你可以使用棒棒糖圖表，選擇Assignee。 此外，你可以將圖表下載成PNG圖像，或者在Progress中使用數據，不需要再

你是否開始使用Asana一段時間後，Asana上的資料開始增快速加，打開Project後不再能夠10秒找到你要的資料，而是必須一個一個task的找? Asana的搜索功能，除了包含全文檢索外，還有方便的進階搜尋功能，即使您不記得存取的確切內容，又或者你不小心忘了任務名稱，也始終可以找到所需的內容。 以下就來跟大家介紹Asana的搜尋功能: 基本搜索功能(Basic search) Asana的搜索功能，你除了可以使用關鍵字來尋找目標的Project和Task之外，Asana也支援了全文檢索功能喔!在Asana任務和對話中的每個字段，包括名稱、描述和註解都納入Asana全文檢索的範圍內喔!就連夾帶在Task的檔案名稱都包含在內。 對於長時間使用Asana的用戶這個功能可以說是非常方便，不只是未完成的Task可以被搜尋到，就連已完成的Task也可以被搜出來。所以就算你突然需要找一個過去很久的Task也不用擔心，試試看使用關鍵字，即可搜尋到你正在尋找的任務! 進階搜尋功能(Adavanced Search) 進階搜尋功能可以滿足使用者指定條件的所有內容

本文章節 什麼是Kanban Kanban的歷史 Kanban如何幫助團隊 Kanban的四大核心原則 如何開始Kanban Asana Kanban　Board Asana Board View的優勢 Board View的使用範例 Learn More with Asana 想像你的團隊正在進行一個新專案，你需要一種簡單的方法來可視化工作，以便及時了解大家手頭上的工作，工作進行到什麼階段以及什麼時候該完成。你可以查看專案檔案、電子表格、電子郵件和訊息，以匯集專案的資料和進度，或者你也可以使用看板在一個地方查看所有內容。 如果你涉及專案管理或開始探索可視化工作的方式，你可能聽說過Kanban board。Kanban Board是可視化專案管理的一種方式，雖然Kanban可以被任何團隊使用，但Kanban最常被使用在產品、工程和軟體開發團隊。 今天的部落格會跟大家介紹什麼是Kanban Board、Kanban如何運作以及如何使用Kanban來管理團隊工作。 什麼是Kanban? Kanban是一個可以幫助團隊在需要完成的工作和每個團隊成員的能

英國的大學教授李察．韋斯曼（Richard Wiseman）曾做過一項研究。他追蹤超過3000人，邀請他們寫下新年新計畫，並問他們計畫是否有信心可以完成。 有52%的人有自信可以達成，一年後研究結果出來，卻只有12%的人成功。 再過幾小時就是2021了，除了制定新計畫外，也需要檢討去年哪些計畫沒實現、為什麼? 執行計畫的時候有哪些地方可以改進提升目標達成率?檢討完再製作一份2021的新計畫!而訂定目標不只是寫下來，更需要「系統化」，並且持續做追蹤! 今天就要來跟大家分享如何在Asana上將新計畫系統化。 1. 使用Sprint Retrospective模板來做檢討會議 Sprint Retrospective是執行敏捷時，每一個Sprint結束後花一個小時來做團隊檢討的回顧會議，在 Retrospective 期間，團隊主要討論3個部分： 在 Sprint 進展良好的是什麼？ 在 Sprint 可以改善的地方？ 在下一個 Sprint 團隊可以嘗試改善的是什麼？ 所以大家可以使用這個模板來做一個檢討團隊或個人的列表，在這一年有什麼事做得好的、有

My Tasks 是您在 Asana 接獲任務通知的地方，大家也可以把 My Tasks 當成 Asana 的首頁、一天的開始。每天早上打開 Asana，點進 My Tasks 先看過一次今天的工作任務，並安排今天的工作流程，一早就先將今日行程 Run 過一遍，清楚今天所有工作。 List View My Tasks 的四個分類 在 My Tasks 裡你可以看到所有您被指派的任務，並且 Asana 利用 4 個時間區幫助你將任務進行分類 My Tasks 四個時間區分類: Recently Assigned : 所有你被指派的任務都會自動新增到這個區塊 Today : 到期日在今天的所有任務 Upcoming : 到期日在7天以內的所有任務 Later : 到期日在7天以後的任務 Asana 會根據任務的到期日幫您把任務在 Today、Upcoming 和 Later 這三個區塊做移動，舉例來說 : 今天有一項任務在五天後到期，所以您將此任務移至 Upcoming，而 Asana 會在任務到期日，也就是五天後幫您自動將此任務移至 Today。

您是否在進行工作排程的時候常常覺得任務時間交代不清、工作跟工作打架，前一項任務還沒完成導致手邊的任務無法進行呢? Asana 的其中一個任務管理呈現方式 - Timeline，以使用甘特圖幫助你做工作排程，借助時間軸幫助您準時開始執行任務且準時完成項目，並在發生突發意外和不可避免地狀況時，方便您調整和變更計劃以確保您的項目保持進度。 相關閱讀 : 其他 Asana 任務管理的呈現方式 如何在 Timeline 進行任務查看 1. 查看任務的日期範圍 您可以在 Task 裡設定日期範圍或在 Timeline 以拖拉的方式進行排程。一旦任務設定好日期後，您將可以同時在任務的頁面和 Timeline 上查看任務的執行期間。 2. 在時間軸上設定顏色 您可以在欄位功能將下拉功能選單裡的選項放上您喜歡的顏色來進行時間軸上的顏色設定，也方便您利用顏色做任務上的分類。在 Timeline 上方的 Color 點擊您想查看的類別，Timeline上任務的顏色分類將會根據您對選擇欄位的顏色設定做變化。 相關閱讀 : 你知道 Asana 的欄位有哪些功能嗎? | 由

管理組織時都曾學習設定目標，但這些目標彼此間有多少是具有關聯性、可具體實現或與個人工作相關的呢？儘管大多數團隊在季度或年初投入了大量的時間和精力來計畫，卻很少看到以同樣水準的後續跟進計畫。這是因為在我們所設定的目標往往與實際工作型態脫節。 為了讓設定的目標有機會實現，我們必須瞭解每日工作如何與目標聯繫在一起，這不僅能更容易建立目標。根據《工作解剖指數》的報導指出：清楚了解負責的工作對組織有何影響的員工其積極度是超乎一般員工的兩倍!! 使用 Asana Goals，團隊終於找到將工作與企業願景聯繫起來的方法。首先讓我們了解該如何建立 Goals。 有鑑於此，以下是 Asana 建立 Goals 的三個步驟： 1. 設定具體的目標 清楚設定目標的期限、衡量機制，以及需完成的內容才會是一個有效的目標。目標具體化後為所需的步驟提供了藍圖。 當設定目標時，你應該闡明： 此目標的主要目的與採取的具體行動 達成目標的詳細資訊 衡量達成的評核機制 目標達成的階段，部分達成或是完全失敗。 2. 定期確認進度 無論是設定整個公司的目標或團隊的目標，務必確保能隨時追蹤

上週四 Asana 首次線上直播，展示跳脫老舊工作框架的新概念，更重要的是，他們不斷推陳出新，發表了最新功能 -- Goals！ 現在，先讓我們一起開開眼界，揭露 Asana 對於未來產品線規劃的面貌，以及他們將如何協助各種團隊一步步實現夢想吧！ 1. 會議管理平台 -- Huddle Huddle 將利用虛擬助理針對特定的目標或任務自動安排會議。進行會議時 Asana 系統能 自動將語音或圖片轉換為文字並開立任務，清楚規劃方向及職責。 2. 化繁為簡– 專注模式 Asana 規劃增加工作專注模式，讓使用者能依據情境選擇希望收到的訊息或更新，以消除過 多雜亂資訊，讓您更專注地完成工作。 3. 虛擬助理 Asana 虛擬助理將根據使用者設定的目標，自動連結任務並整合行程，讓您輕鬆對焦任務。 4. 知名公司流程任你用 -- Workflow Store 建立專案不需要再自行設計流程及制定欄位，Workflow 商城中集結各產業龍頭及第三方開發 者實際使用模組，可供參考甚至可以直接套用，大幅降低團隊討論及專案設置時間。 5.

身為採購人員，桌面上擺滿各種貨品資料在所難免，如何從這混亂中提升工作效率，一直是大家最希望解決的課題。 因此，為了方便確認需求項目及進度，首先採用的方法是以白板分類管理。 使用白板後，問題逐漸浮現： 同個採購品項有多間廠商提供各種資料，例如 DM、報價單、出貨單、發票等，在白板上不方便進行歸整。 無法立即確認負責人。 變更工作階段時，內容、文件容易在調整時疏漏。 Asana看板成為了最佳幫手！ 轉換管理工具後，解決先前所面臨的問題！ 下面整理出 Asana Board 三大優點： 1. 採購項目及進度一目瞭然 一個版面總覽所有品項，並可以依據實際流程 (workflow) 區分欄位，輕鬆掌握各產品採 購進度。 2. 子任務標註更多採購細節 一個採購的項目中裡面可能會有其他須同時採購的細項，為了確保資訊完整，我們可以 利用 Subtask 功能註記所有項目，廠商們也能依每個產品分類在子任務中提供樣本及報 價單。 3. 直接拖曳任務至新的工作階段，資料不缺漏 採購任務中有時候包含

公司不定期會有新人進來，要怎麼確認對新人的每一項訓練都有確實執行，並以最少時間完成所有訓練事項的安排呢？ 四大步驟輕鬆建立教育訓練列表清單(List View)，追蹤新人學習狀況！ 1. 建立任務 在 Section 填入公司安排的訓練主題、建立每個主題排定的課程，以便追蹤新人是否如期完 成每項任務。 2. 善用欄位 透過欄位標籤，能清楚顯示此每一個任務的訓練方式，也讓新人了解相對應的負責單位，例 如認識公司中的「核心價值」是由公司安排，而熟悉環境中「認識部門、團隊成員」則是由 直系主管負責。 相關閱讀 : Asana Fields | Asana 的欄位功能 - 由淺入深帶你認識 Asana 3. 建立欄位相關性自動化規則 新人任務中若是由公司安排的行程，Assignee都一定會是 DevOps Tec.，因此我們可以建立 規則讓欄位「訓練方式」選擇「公司例行排程」時，欄位「Assignee」會自動跳出 「DevOps Tec.」。 建立規則操作方法： 1. 點擊畫面右上方 “Rules” 2. 選

您的團隊有想安排會議，但很難喬出大家有空時間的困擾嗎？ 不用擔心，善用 Asana Calendar 就能幫您解決這個問題！ Asana 是一個操作直覺、介面簡潔的任務管理工具，更棒的是身為 SaaS [備註1] 工具，不論在哪都能輕易以電腦、手機進行操作、追蹤，今天我們要介紹的是他的 Calendar 功能，所有團隊成員都能輕易藉由 Calendar 知道對方的任務時程，以安排適合時間給其他任務。 [備註1] SaaS (Software as a Service)：軟體即為服務。透過網際網路提供軟體服務，可直接從雲端使用程式並取得資料而不受時間及地點的限制。 我們來看看如何使用 Asana Calendar 吧！ Asana • Youtube | How to Asana: Planning with Asana calendar Asana 共編行事曆三個操作重點 1. 善用模板 可以依自己常用的內容欄位建立模板，往後只要有類似任務就能快速套用。 如果不知道如何著手建立模板或對欄位沒概念怎麼辦？沒關係，Asana 也有提供幾種制式模板，