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Asana Board View | Asana的看板功能使用技巧

Updated: Nov 12

餐廳採購篇

身為採購人員,桌面上擺滿各種貨品資料在所難免,如何從這混亂中提升工作效率,一直是大家最希望解決的課題。


因此,為了方便確認需求項目及進度,首先採用的方法是以白板分類管理。

使用白板後,問題逐漸浮現:

  1. 同個採購品項有多間廠商提供各種資料,例如 DM、報價單、出貨單、發票等,在白板上不方便進行歸整。

  2. 無法立即確認負責人。

  3. 變更工作階段時,內容、文件容易在調整時疏漏。

Asana看板,成為了最佳幫手!

轉換管理工具後,解決先前所面臨的問題!


下面整理出 Asana Board 三大優點:


1. 採購項目及進度一目瞭然

一個版面總覽所有品項,並可以依據實際流程 (workflow) 區分欄位,輕鬆掌握各產品採 購進度。

2. 子任務標註更多採購細節

一個採購的項目中裡面可能會有其他須同時採購的細項,為了確保資訊完整,我們可以 利用 Subtask 功能註記所有項目,廠商們也能依每個產品分類在子任務中提供樣本及報 價單。


3. 直接拖曳任務至新的工作階段,資料不缺漏

採購任務中有時候包含報價、附件圖檔及廠商採購留言註記等資訊,採購人員可以在流 程轉換時,直接將任務單拖拉至新進度欄位,資訊就能完整保留。


Q & A

Question

餐廳的供應廠商十分多,廠商們會上來 Asana 平台確認採購細節,例如確認需求樣式、提供報價或議價、告知庫存等等情況,我們希望他們只能看見自己的項目及價格,請問能做到嗎?


Answers

使用技巧大公開

1. 訪客模式 (Guest)

Asana 對於不同於公司 Domain 的使用者,自動設立成訪客模式,而訪客只能看到被指 定的任務,且不會占用授權人數額度。


2. 權限設定

Asana 可由專案人員設定權限,允許特定使用者無法進行編輯只能留言 (Comment- only),以確保專案設定內容不會被修改。


如果使用上有任何疑問,歡迎來信或來電洽詢戴博斯科技,我們的顧問團隊已經準備好提供您最專業的服務!


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