Asana Tips | 4個快速追蹤和評估團隊進度的小技巧

Asana的誕生就是為了在工作上幫助大家提升效率,減少工作中無意義的工作。

其中,在我們的眾多客戶當中,很多團隊領導人或專案經理在意的一個功能就是如何在Asana上評估進度,並且將數據分享給團隊成員,讓每位團隊成員都可以隨時跟上進度。然而,通常整理團隊工作進度報告就是一件浪費時間卻又是必要的工作,這樣一來就有違了Asana的宗旨。

所以,今天就要來跟大家介紹4個可以幫你收集數據和更新進度的Asana內建工具,幫助你快速整理工作進度。


使用Dashboards以數據檢視專案進度

在Asana Project裡除了有4個視圖可以查看任務之外,還有Dashboard和Progress來追蹤專案進度。


Dashboard可以彈性的根據使用者需求,放上使用者需要的數據圖表。例如,如果你想查看團隊工作流程中,有哪些地方存在效率或瓶頸,則可以使用條形圖,選擇Section、Incomplete。


或者,如果你需要了解團隊中工作的分配方式,你可以使用棒棒糖圖表,選擇Assignee。


此外,你可以將圖表下載成PNG圖像,或者在Progress中使用數據,不需要再花時間自製電子表格來更新數據。


相關閱讀 : What’s New in Asana | October 2020 | Dashboard誕生了!


Asana在這個月又進化了Dashboard,讓Dashboard可以根據使用者的需求有更彈性的過濾功能可以檢視數據。


使用Progress更新團隊報告

透過將所有專案資訊匯總在Progress,並且利用圖表來解釋狀態,輕鬆地將進度和重要訊息分享給跨職能利益相關者。

相關閱讀 : Asana Progress | 團隊的專案進度更新報告


過去Asana的Progress是跟4個視圖和Dashboard並排被放在每個專案上排的欄位,但Asana在上個月改變了Progress的位置了。


Asana在上排欄位新增了Overview,在Overview的右側選擇On Track / At Risk / Off Track後就可以看到Progress的畫面,並且下方可以看到所有歷史報告。


使用Advance Search跨專案搜索任務

Dashboard和Progress可以幫助你統整單個專案進度。但如果需要報告多個專案的任務和數據,Advance Search就是你很好的幫手。

你可以使用Advance Search自訂任務搜索條件(例如 : Asignee、Project和Due Day),並且將該Filter另存為報告。

所以在左側Report的區塊就可以隨時查看此搜尋條件的任務,快速得到資料。


相關閱讀 : Asana Search | 如何使用Asana的搜索引擎快速找到你要的資料


根據團隊和公司目標衡量進度

除了評估數據和進度報告以查看團隊在實現目標方面的進展情況外,為了成功追蹤你的目標,你還需要了解團隊的日常工作為公司的目標做出那些貢獻。

Asana的Goals幫助企業實現OKR,使企業可以將員工的日常工作、專案和企業的季度或年度目標串聯起來。

每個Goal都有一個Supporting work,在Supporting work你可以放入任一Project或Portfolio,這樣一來,除了主管可以方便追蹤目標的達成度外,員工在為公司的使命做出貢獻時也可以清楚知道他們執行任務的目的,全公司為了同一個目標而努力。


相關閱讀 : Asana Goals | 如何在Asana建立 OKR 管理制度



做好報告、評估和進度追蹤是成為高效團隊的關鍵,但是製作報告和數據分析可能會花費大量時間。借助以上四個Asana功能,你可以輕鬆進行報告和評估工作,你的團隊也可以更快速的掌握最新進度。


參考資料 : Asana tips: How to easily report on data and measure progress

Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。


歡迎大家在底下或到我們的 FACEBOOK 留言跟我們分享你們最喜歡的 Asana 功能或如何使用Asana 幫助你提升工作效率的小技巧


也歡迎還沒開始使用 Asana 的朋友們留言給我們,我們可以協助申請一個月的免費試用喔!!



追蹤我們的部落格和 FACEBOOK 獲取 Asana的最新資訊和使用技巧

ASANA Community - 專案管理交流平台

DevOps粉絲專頁




#Asana #DevopsTec #AsanaProject

#HowtoAsana #AsanaFeatures #AsanaReport

#Asana中文 #Asana教學 #Asana介紹

122 views0 comments