Asana Search | 如何使用Asana的搜索引擎快速找到你要的資料


你是否開始使用Asana一段時間後,Asana上的資料開始增快速加,打開Project後不再能夠10秒找到你要的資料,而是必須一個一個task的找?

Asana的搜索功能,除了包含全文檢索外,還有方便的進階搜尋功能,即使您不記得存取的確切內容,又或者你不小心忘了任務名稱,也始終可以找到所需的內容。

以下就來跟大家介紹Asana的搜尋功能:


基本搜索功能(Basic search)

Asana的搜索功能,你除了可以使用關鍵字來尋找目標的Project和Task之外,Asana也支援了全文檢索功能喔!在Asana任務和對話中的每個字段,包括名稱、描述和註解都納入Asana全文檢索的範圍內喔!就連夾帶在Task的檔案名稱都包含在內。


對於長時間使用Asana的用戶這個功能可以說是非常方便,不只是未完成的Task可以被搜尋到,就連已完成的Task也可以被搜出來。所以就算你突然需要找一個過去很久的Task也不用擔心,試試看使用關鍵字,即可搜尋到你正在尋找的任務!


進階搜尋功能(Adavanced Search)

進階搜尋功能可以滿足使用者指定條件的所有內容、列表或對話。

但使用者搜索到的結果只會顯示你有觀看權限的任務。所以,當團隊裡兩位不同的成員使用完全相同的參數進行搜索,也有可能會看到不同的結果。


相關閱讀 : Asana Permissions | 組織成員的權限劃分


除了上圖的過濾條件外,點擊Add filter,還有更多每個領域的搜索選項來幫助搜尋範圍縮小,幫助使用者更快地、準確找到所需的內容。


存取搜尋結果

如果使用者有固定需要追蹤或搜索的特定條件,可以在搜尋結果上方點擊Save Report,此搜尋條件將會新增到側邊Sidebar Report的區塊,當使用者下次需要以相同條件搜尋任務時,則不須再以進階搜尋的方式進行搜尋,而是可以直接點擊儲存的搜尋條件,而每次單擊搜尋條件時,報告將自動刷新以提供最新訊息。


Using Cases

"我隱約記得一個月前就對即將發布的產品做出了決定,但我找不到任何紀錄。”

常常時間一久,想找到過去的資料就變得困難了。但在Asana上你可以快速的找到對話紀錄。

首先,在輸入欄輸入關鍵字後,將你和你的同事添加到協作者,並設置日期範圍以縮小搜索範圍。

如果你是特定在尋找"Task”或"Conversation”,那你可以在最上方根據需求選擇All/Task/Conversation。



“我想知道我的團隊本週完成了多少High Priority的工作。”

選擇已完成的任務後,在左下角的Add Filter選擇More➝In Teams。這樣一來就將搜索範圍設訂在團隊內了。最後,再按一次Add Filter,然後選擇Add Custom Field,選擇Priority的欄位,再將選項放上High。



“半年一次的審核時間到了,如何統整出我這半年的工作報告?”

首先,先在Assigned to的欄位放上自己,並且選擇Completion選擇Complete,然後設訂過去六個月的日期範圍,這樣一來,你就可以得到所有你這6個月已完成的任務的完整列表。



需要定期追蹤的工作

例如大家都會需要追蹤Assign給其他成員的工作,我們可以其設定為會在未來7天內到期的任務:

你可以使用進階搜尋功能Add Filter➝People➝Assigned by選擇自己,並且在Due day的地方選擇Within the next 7 days,並且每週固定刷新此報告,如果你發現有即將到期卻還未完成的任務,即可在任務留言提供支持。



可以開始進行的任務

每天早上一到公司,大家可以固定搜尋前項工作已完成的任務,自己可以開始進行的任務。

首先,將自己放上Assignee,即可找出你可以開始執行的任務。接著在Add filter ➝ Dependencies選擇Not Blocked。



除了使用搜尋引擎外,大家平常也可以在Project內將Tasks做好分類,這樣一來,大家打開Project就可以根據分類更快地找到Tasks。


相關閱讀 : Asana Fields | 下拉欄位功能的應用 - 由淺入深帶你認識 Asana


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Asana Youtube | How to Asana: Find anything with advanced search


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Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。


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