Asana / Zenkit / Jira | 大家都在用的專案管理工具該怎麼選擇?

Updated: Nov 15, 2021

什麼是專案管理工具?

過去提到專案管理,大家第一個會想到的是使用 Excel 土法煉鋼的畫出各種專案任務、進度追蹤和排程或績效報告的表格。其實 Excel 提供的多種模板已經足以應付基本常見的幾個專案排程需求,但傳統的 Excel 沒有共編的功能,可能造成每個人手上的版本不同,導致團隊對專案進度認知有誤差,資訊會分得很散導致很難追查,團隊成員也無法在第一時間收到前項任務的完成通知,造成團隊工作效率低落。

這時候有人可能會說:不對呀! Excel O365 是有共編的功能的!」。但就算有共編功能, Excel 並沒有流程和歷程的紀錄,導致資訊難以被追蹤。尤其當案子越來越大,需要協調的任務、參與專案的人數和部門越來越多,就很難單單靠 Excel 的表格看出每個人各自負責的事項。


為了可以滿足各行各業大大小小的專案類型,各種專案管理工具開始問世,

幫助團隊可以更有效率的在專案中進行任務規劃、管理,並且同時當作協作工具,將檔案或進度更新分享在卡片上,清楚的追蹤每一項工作進度,最終提高團隊的工作和溝通效率。

專案管理工具可以幫助團隊:

  • 跨團隊工作協調

  • 與所有專案關係人分享狀態更新

  • 集中專案計劃、詳細資料、檔案

  • 加強團隊協作能力

  • 任務更新的即刻通知,加速團隊工作效率


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形形色色的專案管理工具該怎麼選擇?

每個專案管理工具各自有自己的特色,我們該如何去做選擇?如何找出最合適的工具?


首先,我們必須先釐清使用的範圍、團隊的需求,才可以找到最符合團隊使用的專案管理工具。

每一家公司或團隊都有各自的企業文化、團隊工作習慣或規範。將大團隊覺得好用的工具放到小團隊,大家不一定會用的上手。

當公司規模越大時,下決策前需要考慮的面相就越多,決策者只增不減,再加上常常要面對主管機關或是客戶的稽核,所以決策執行前,通常會需要通過層層關卡的審核,種種的約束與規則,讓企業不得不將流程定義下來,這也是中大型的組織往往會偏向採用有明顯階層分配、審核關卡的專案管理工具的原因,以滿足制式化的專案管理流程。

但相反的,這樣嚴謹的審核功能在小團隊中反而會變成了一道枷鎖,造成專案執行綁手綁腳,跟團隊的協作也變得不順暢。

正在發展中的小團隊或新創團隊,企業文化通常更傾向於可以打破傳統管理理念的扁平文化,讓每位成員皆有足夠的自我管理權。這樣的文化帶來的優點就是,訊息可以快速的流通,間接提高決策效率,因此團隊可以更有效的達成設下的目標。為了可以高彈性的協作,同時確保每位成員都在同個頻率上,小團隊會更傾向使用像擁有 Kanban Board或Time Line 視圖,且權限分配較彈性的專案管理工具,這樣一來,成員就可以不受到權限限制、彈性的共同編輯專案內容和移動卡片,同時一目了然專案和任務進度。



Asana / Zenkit / Jira 比較

Asana - 知名新創最愛用的專案工具


  • 操作: 簡單

  • 權限管理: 彈性

  • 是否支援中文:


Asana 對於正在成長的新創團隊來說,同時兼具了可用性和隨著團隊不斷成長或調整所需的使用彈性。


使用者介面美觀,用起來很順手,就連自動化功能的設定也不需要透過程式碼,而只需要透過點選的方式,就算沒有 IT 背景的使用者也可以快速上手。


Asana 最大的特色就是一個任務可以連結多個專案,所以假設今天有多個團隊正在共同執行一項任務,我就可以以不同團隊的角度一起共同協作一個任務,大大提升了部門之間的合作和溝通效率。


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另外,Asana 的專案集 (Portfolios)以及目標管理 (Goals) 則是另一個 Asana 如此受企業歡迎的原因。


專案集的功能提供主管或專案經理可以使用單一畫面一次檢視多個專案的進度,對於一次需要控管多個專案的成員來說,省去了在專案中切換的時間,可以更輕鬆地掌握多個專案的進度。


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而目標管理 (Goals) 的功能,則提供導入 OKR 目標管理的團隊一個追蹤目標進度、達成率的空間,並且將目標與執行的專案做連結,讓團隊的上上下下都可以清楚知道當前的目標,提高組織及團隊步調的一致性,朝同一個方向前進。


尤其今年,Asana 持續地在對 Goals 做改版,現在 Asana 將 Goals 分成組織的目標和團隊的目標,加強組織目標管理的系統化。另外, Asana 也在 goals 裡新增了篩選功能,讓使用者可以更輕鬆地在 goals 檢視與自己相關的目標!


相關閱讀: Asana Goals | 如何在Asana建立 OKR 管理制度



Zenkit - 來自德國的專案管理工具新選擇


  • 操作: 簡單

  • 權限管理: 彈性

  • 是否支援中文:



Zenkit 最大的特色就是擁有多種視覺看板,除了清單、看板、甘特圖、行事曆這幾個專案管理工具的基本視圖外,Zenkit 最具特色的就是擁有其他專案工具所沒有的思維導圖(Mindmap)和層次結構視圖(Hierarchy),幫助團隊將各級主題的關係以相互隸屬和相關的層級圖表現出來,

輕鬆在複雜的專案當中理清工作思路。



且 Zenkit 擁有多種欄位去做任務資料的紀錄或分類,甘特圖的功能相較於 Asana 來說也更完整。除了任務和任務之間的相依性設定,我們也可以同時記錄任務預估完成時間和實際完成時間,也就是專案管理中基線(Baceline)的概念,可以做為專案後期追蹤和監控進度的一個依據。


另外,Zenkit 在專案管理中,最讓人眼睛發亮的就是他的 Filter 功能,除了基本的以成員來過濾出各自負責的任務,Zenkit可以根據每個欄位的數值過濾出不同視角的任務。


尤其,我最喜歡的是Subtask的過濾,可以彈性的選擇要過濾的分層。比如說,我今天想要查看這個專案所有第二到第四層的子任務,我就可以如上圖,將前面的圓點拉到2的位置,並將後方的圓點拉到4的位置,來調整我想查看的分層。這樣一來,就算我們將任務分的再細,子任務開的再多,也不用擔心任務被埋得太深導致找不到任務。


除了專案的功能外,Zenkit 最厲害的是他的 Smart View,可以將所有Project的任務合併,以List、Kanban或Calender 的視圖呈現,提供組織一個綜觀全部專案的視角。加上,Zenkit 的報表功能, 操作簡單,可以輕鬆分析出所有所有專案任務的進度,或其他數據,就算不是 IT 部門的使用者也可以輕易做出需求的報表,輕鬆建立多達 720 種報表組合,提供團隊各個面向的專案分析視角。


Jira - 敏捷團隊的愛用工具


  • 操作: 複雜

  • 權限管理: 嚴謹

  • 是否支援中文: 簡體中文


除了功能本身之外,相較於 Asana 和 Zenkit 這兩個軟體都屬於 SaaS 軟體,Jira 是這三個軟體當中唯一有提供 on-premise 版的,所以對於希望可以將資料存放在自己家的組織,Jira 可以說是唯一的選擇。


功能的部分,Jira 跟 Asana 和 Zenkit 相比之下,可以說是另一個層級的選擇了。Jira 的產品旨在幫助商業團隊合作的更順暢,包含整體企業的運作,所以 Jira 的功能很強大、配置很靈活,可以根據公司具體情況、流程、欄位定義進行客製化非常多的細節。但功能強大也就等同於相對複雜的操作,上手會需要一定的門檻,沒有 IT 背景的使用者會需要花較長的時間熟悉工具。同時,也因為軟體比較複雜,導致需要花較多的金錢和時間去做導入和維護,所以我會將 Jira 推薦給中大型企業的使用者,有IT團隊可以去做維護,或任務需要層層關卡審核的用戶。


Jira 的專案管理除了基本的 List View 以外,Scrum Board 和 Kanban Board 則是敏捷團隊進行敏捷式管理時必備的工具。在 Scrum Board 紀錄團隊共識的StoryPoint及每個Sprint要做什麼之外,使用者可以切換到 Active Sprint模式去檢視當前 Sprint 的工作排程,接著依照實際的開發狀況來移動任務卡片,每次 Sprint結束後進行 Project Review Meeting。


Jira 的即時儀表板,自動產出專案中議題狀態報告,任何議題屬性的變更系統會自動公告於活動串流公佈欄,議題的相關人亦可設定提醒通知郵件。


Jira 其中一個優點就是 Atlassian完整的 Marketplace,根據公司需求,增購 Jira 缺少的功能,例如: 自動化流程管理、計算功能、測試管理、外部系統介接的 Connector等。



總結


那我們下面就用兩張圖表幫大家統整這三個軟體的比較,希望大家都可以找到最適合自己使用的工具!



 

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