Zenkit 是一款整合任務、文件與溝通的專案管理平台。本文整理專案經理在五大面向的應用方法，幫助團隊在複雜環境中維持穩定節奏、透明管理並提升效率。

有效的專案管理對於任何組織的成功至關重要。無論是小型企業還是大型公司，規劃、執行並按時、按預算交付專案都是關鍵能力。本文將探討六個常見的專案管理問題，並提供提升專案成功率的見解。

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專案時間軸是專案相關任務的時間排序的一種檢視方式。它可以協助專案經理將組織內的工作流程規模且條理化。專案經理可以透過專案項目時間表來安排任務並查看需要在特定時間範圍內完成什麼以及何時完成該任務。透過有效的專案流程管理將可以有效達成目標。 專案時間軸 專案時間軸是什麼？專案時間軸根據項目和相關人員的差異，在外觀和其復雜性上會有所不同。 以下為在Zenkit中使用甘特圖檢視的專案時間軸的一個基本範例： 為了製定有效的項目時間表可參考以下六個步驟： 1. 定義專案範圍 建立有效專案時間軸的第一步是定義專案的範圍，以便在建立專案時間軸時知道要排除哪些任務。 一個有效的專案範圍須包含完成每項任務需要多少時間、專案時間軸以及完成專案可能需要的任何資源等詳情。專案範圍說明書是定義專案範圍的所有要素以及假設、項目要求和驗收標準的檔案。 舉例來說，如果想推出一個新產品，可能會開始一個新產品發佈的專案： 建立一個新的無代碼平台來幫助實現自動化。在這種情況下，範圍聲明可以從“我們的團隊將在四個星期內創建一個新的無代碼平台”開始。 要了解專案範圍，必須首先定義基本的專案

傳統筆記法的侷限性 1.大綱法-線性+縱向筆記 我們在寫筆記時最直觀的方法就是以線性+縱向的方式分層撰寫(如圖1)。如果是橫條筆記本就從左上逐步寫到右下，並且以上到下表達資訊之間的因果關係，以A知識的前提下→導出B知識。 但這種筆記法最大的問題就是很難重複被利用。 (圖1) 舉例來說，當今天看了一本關於「如何做筆記」的書並且在筆記本寫完筆記。3個月後我們看到另一本關於「如何學習」的書時，我們未必會記起這篇「如何做筆記」的筆記，雖然這兩者之間可能有關聯，但我們卻很難建立連結。 2. 建立資料夾 為了解決筆記和筆記之間沒有連結的缺點，有一派人開始使用資料夾(folder)的概念(如圖2)，將相關的筆記全部丟到資料夾整理，例如: 命名為「學習」的資料夾，就包含了「如何做筆記」與「如何學習」的筆記。 (圖2) 這個方法在初期還算堪用，但不久後就會產生新的問題: 如果當一則筆記可能同時有兩個以上的主題，但每個資料夾卻只能包含一個主題，這時候我們要怎麼將此筆記做分類呢? 3. 建立標籤 因為上述的問題，又有另一群人馬上想到，我們可以將資料夾改成使用標籤(ta

什麼是專案管理工具? 過去提到專案管理，大家第一個會想到的是使用 Excel 土法煉鋼的畫出各種專案任務、進度追蹤和排程或績效報告的表格。其實 Excel 提供的多種模板已經足以應付基本常見的幾個專案排程需求，但傳統的 Excel 沒有共編的功能，可能造成每個人手上的版本不同，導致團隊對專案進度認知有誤差，資訊會分得很散導致很難追查，團隊成員也無法在第一時間收到前項任務的完成通知，造成團隊工作效率低落。 這時候有人可能會說: 「 不對呀! Excel O365 是有共編的功能的! 」。 但就算有共編功能， Excel 並沒有流程和歷程的紀錄，導致資訊難以被追蹤。尤其當案子越來越大，需要協調的任務、參與專案的人數和部門越來越多，就很難單單靠 Excel 的表格看出每個人各自負責的事項。 為了可以滿足各行各業大大小小的專案類型，各種專案管理工具開始問世， 幫助團隊可以更有效率的在專案中進行任務規劃、管理，並且同時當作協作工具，將檔案或進度更新分享在卡片上，清楚的追蹤每一項工作進度，最終提高團隊的工作和溝通效率。 專案管理工具可以幫助團隊: 跨團隊工作