Asana Tips | 4個Asana提升工作效率的使用小技巧

Updated: 4 days ago


根據統計數字,每個工作者每天會花60%的時間在做Work about Work,包括建立資料夾、追蹤批准任務、每日例行公事和製作報表..等。


身為團隊的領導人,如果能幫助團隊減少一些雜事,不只操作上更方便,還可以幫團隊節省時間,把時間花在更有意義的事情上,也可以讓大家工作的更有效率。


以下四個小技巧,告訴大家如何簡化流程並減少工作量:


使用模板快速建立Project

建立Project是使用Asana最耗時間和人力的事情,如果沒有用對方法,建立Project和系統將變成100%手動操作的工作項目。


Asana的CSV Importer工具可以幫助用戶輕鬆將資料從其他project management工具轉移至Asana,不需要再手動設定和輸入工作細節、任務負責人、時間和其他自訂格式,CSV Importer可以幫助你自動將資料匯入Asana。


Asana Youtube | How to Asana: Import CSVs


如果是剛開始使用Asana的用戶,Asana也提供了超過50個模板來幫助用戶建立Project,給剛開始使用Asana的用戶一點想法,如何利用Asana提升自己的工作效率。


Asana Youtube | How to Asana: Save time with templates | Tutorial


使用Rules幫助你自動化分配工作

手動分配任務給團隊和負責人是工作中最浪費時間的事之一,當有100個任務的時候,你將會需要手動調整100次,然而Asana也幫你解決了這個問題!

用戶可以在Rules設定觸發條件(如果是Business和Enterprise的用戶甚至可以設定自訂義觸發條件)和動作讓系統自動幫你分配工作。例如,用戶可以設定當task被增加到某個Project或Section時,自動將任務分配給指定的負責人。


相關閱讀 : Asana Timeline | 工作排程的好幫手


使用聯動關係幫助任務無縫接軌

任務與任務之間常常有聯動關係,前一個工作還沒完成之前,下一個任務無法開始進行,而後面的任務負責人常常需要花時間追蹤前一個任務是否已完成才可以開始他的任務,例如,採購人員還未進行採購之前,業務無法向客戶交貨,業務必須等到採購流程結束後才可以進行他的任務。

設定任務和任務之間的聯動關係,當前一個任務完成,Asana會自動將任務增加到下一個任務負責人的inbox,通知負責人可以開始進行此項任務,以幫助用戶節省每天跟進任務的時間。


使用Dashboards快速追蹤團隊進度

Dashboards使用各種數據圖,快速幫助用戶跟進專案進度。Dashboards除了可以隨時追蹤團隊進度,避免團隊需要花時間整合團隊個人的工作進度,也可以幫助用戶隨時在會議上報告工作進度。用戶可以根據自己的需求,自由選擇頁面上的數據圖,幫助用戶更快速了解專案的當前進度。

相關閱讀 : What’s New in Asana | October 2020 | Dashboard誕生了!



參考文章 : Asana tips : 4 ways to reduce manual work

Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。


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