Asana Tips | 掌握 My Tasks 的 4 個小技巧

Updated: Jan 11

上禮拜我們跟大家介紹 My Tasks 的功能,這裡拜想跟大家聊聊如何整理 My Tasks,讓你可以讓你更專注於在今天的工作。


上一篇 : 你的 Asana 任務清單 | My Tasks in Asana


在 My Tasks 的頁面裡,用戶可以看到隸屬於任何一個 Team 或 Project 被指派的所有工作項目,所以一旦被分配的任務多了,My Tasks 也會變得雜亂,導致工作效率跟著降低。所以使用者可以利用以下四個小技巧,幫助你的 My Tasks 組織化,提升你的工作效率!


1. 使用分類功能,讓 My Tasks 一目了然

Asana 在 My tasks 幫大家做了四個分類,分別是 Recently Assigned (被指派)、Today (今天)Upcoming (即將到來)Later (未來)。


Asana 在 My tasks 幫大家做了四個分類,分別是 Recently Assigned (被指派個分類,從Recently Assigned 將任務依照執行的時間拖拉進行分類。


將今天須完成的任務拖拉至 Today,幫助你準時完成任務,再將明天和未來的任務進行分類,確保未來的任務不會影響到你今天的思緒。


* 如我們上一篇部落格提到的,被分配到 Later 的任務會在任務到期日前七天自動移至Upcoming,Upcoming 的任務則會在任務到期日當天移至 Today,避免將任務分類完後任務卻像石沉大海或還要再花時間將任務重新分類的情況。


2. 每天早上固定把所有 Assigned Tasks 分類

除了 Asana 原有的分類,用戶也可以根據自己的需求新增其他類別,幫助自己的任務列表更有組織。


下面的四個進一步的分類小技巧,讓你的今天更有效率!


工作時間 Work Block

如果您的工作中有很多會議行程,可以試著在 Today 的分類裡新增 Morning 和 Afternoon 的分類,清楚每個時間段的工作,在每個會議空檔中快速解決每日任務。


優先順序 Priority

使用 MIT法(最重要的事情先做,Most Important Task First),並且利用 時間管理矩陣 來做任務優先順序的分類,將緊急和能夠暫緩處理的任務進行分類,如果一天內無法完成所有工作,則抓出每一天的核心任務,就算最後預定或維護時間比想像長、只做完了少數事情,你也知道已經達成最有意義的目標了,而且會更有成就感。


任務性質 Task Type

如果您的工作內容包含了多種項目,可以試著用任務性質進行分類,幫助您一次處理項目中所有工作,然後再繼續進行下一個項目,而不用在項目之間進行上下文切換。


任務時間 Task Scope

人的專注力很難維持太長時間,所以很多人喜歡在工作中穿插 5~10 分鐘的休息時間,像是近年來相當流行的番茄鐘工作法,提倡每工作 25 分鐘休息 5 分鐘。所以大家也可以用任務長度進行分類,幫助您進行時間管理,有效降低疲憊感,稍作休息更有助於找回靈感。


3 . 幫每個任務加上到期日

出現在 Recently Assigned 的任務有可能是被其他人指派的任務,所以還沒有被放上時間。在進行時間分類前先放上到期日,Asana 將會根據時間自動將任務移至 Today、Upcoming 和Later,讓你不會遺漏任何代辦事項


4. 放上起始日幫助用戶了解任務所需花飛的時間

任務開始時間和任務結束時間一樣重要!通常需要兩人以上合作完成的任務會花上一天以上的時間,放上起始日後,Asana 會在起始日和到期日通知團隊和合作人員,讓團隊的每個人都可以無縫接軌任務。除此之外,放上起始日可以幫助用戶清楚了解任務所需時間,幫助用戶按時完成任務


文章參考網址 - https://blog.asana.com/2020/09/asana-tips-my-tasks/

Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。


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