Asana | Spotify 如何運用 Asana 實現全球遠距工作的高效新模式

Devops Tec.
3 days ago
3 min read

隨著企業規模持續擴大，營運效率的維持與跨團隊協作成為許多組織的共同挑戰。全球音訊串流巨頭 Spotify 擁有超過 4.5 億使用者，他們在全球推行 Work from Anywhere 的文化，面臨著跨部門、跨時區協作的巨大挑戰。

今天，我們將介紹 Spotify 如何藉由 Asana，徹底改造其營收、創意製作和 IT 團隊的工作流程，實現效率翻倍的驚人成果。

Spotify 曾經面臨的挑戰

作為一家高速成長的科技公司，Spotify 的團隊一直致力於擴大廣告營收和開發新業務。然而，在全球遠距協作的背景下，他們面臨了幾個關鍵痛點：

工作流程分散且耗時： 創意製作團隊的活動請求散落在電子郵件、試算表和不同的聊天室中，導致工作接收與分流效率低落。
缺乏即時透明度： 領導階層和專案關係人難以即時掌握全球廣告活動的狀態、代理商工作量，以及新功能的開發進度。
手動管理與安全風險： 隨著員工遍佈全球，手動處理員工的帳號開通與停用（佈建與取消佈建）不僅耗費 IT 資源，也增加了安全風險。

Asana 如何實現規模化擴展

營收團隊（創意製作）— 提升產能的自動化引擎

在創意製作流程中，團隊成功打造了一個提升產能的自動化系統。客戶經理統一透過 Asana 表單提交行銷活動請求，系統會自動生成任務，取代過去分散於電子郵件的流程。任務建立後即會套用標準化專案範本，並利用 Asana 規則（Rules）自動化各個步驟的指派與狀態變更。管理階層可透過 Asana 儀表板（Dashboards）即時監控所有活動狀態，輕鬆評估每個機構的負載量，確保服務水準協議（SLA）如期達成。
營收工程團隊 — 加速產品開發與溝通

營收工程團隊將 Asana 視為加速產品開發與溝通的樞紐。所有專案關係人的新功能請求皆須透過 Asana 表單集中提交，任務會根據指定類型自動指派給正確的產品經理。透過 Asana 與 Jira 的整合，產品經理和開發人員能在各自習慣的平台上工作，同時確保雙邊狀態同步。這種透明度與自動化更新的方式，大幅減少了大型群組狀態會議的需求，使溝通變得更為非同步且高效。
IT 團隊 — 支援全球遠距工作的基礎建設

在全球遠距工作的環境下，Spotify 的 IT 團隊同樣充分運用 Asana。在系統管理層面，他們透過身分和存取管理平台，實現 Asana 的集中化佈建與取消佈建自動化，顯著簡化全球員工的上線與離線流程。同時，在實體營運上，IT 基礎設施團隊使用 Asana 專案範本管理全球各地新據點辦公室的技術實施需求，提升了專案準時完成率，並強化了跨時區協作的責任明確性。