【戴博斯觀點】從敏捷到失控？Asana 導入顧問揭密：企業擴張必經的 5 大資安陣痛與解方

Updated: Feb 12

前言：當「快」變成了「亂」

身為 DevOps Tec. (戴博斯科技) 的 Asana 導入顧問團隊，我們在協助無數台灣企業推動數位轉型的過程中，最常看到一個既興奮又危險的現象。

一開始，老闆們總是眼睛發亮地告訴我們：「導入 Asana 後，專案進度變透明了，團隊協作變得超快、超敏捷！」

但通常半年到一年後，當組織從 20 人擴張到 200 人，甚至跨國運作時，同一位老闆或 IT 主管會憂心忡忡地來找我們：「顧問，我們的資料好像有點失控了...離職員工好像還在裡面？外部廠商到底看到了什麼？」

這就是我們在輔導過程中常說的成長的雙面刃。當企業追求極致的速度 (Velocity)與自主 (Autonomy) 時，往往伴隨而來的就是資訊孤島與權限濫用。

今天，戴博斯團隊想透過這篇文章，分享我們在企業現場看到的管理盲區，以及如何透過 Asana Enterprise 的架構，把失控變回掌控。

顧問現場直擊：那些 IT 部門看不到的「隱形炸彈」

在我們介入進行系統健檢之前，業務單位為了方便，常無意間製造出資安破口。根據戴博斯團隊的實戰經驗，歸納出以下常見的5 大盲區：

離職權限殘留：這是最經典的。員工離職多月，但當初以私人信箱加入的專案權限未被移除，成為系統中靜靜觀察公司產品新策略的「幽靈使用者」。
共用帳號導致的審計缺失：多名成員共用管理員帳號（例如： admin@company.com），當關鍵設定被誤改時，缺乏 Audit Logs (稽核日誌)，導致無法追溯責任歸屬。
連結公開氾濫：為了方便，將專案設為「任何擁有連結者皆可檢視」。一旦連結流出至 Line 或外部通訊軟體，公司的商業機密便處於全公開狀態。
外部協作邊界模糊：這點最容易被忽略！原本只想請外包商做一個專案，把他加入整個「團隊」中。結果廠商看到了該部門所有的公開預算表。
缺乏外流防護：員工離職前可輕易一鍵匯出 CSV，將多年累積的客戶名單與核心知識資產全數帶走。

第一階段解方：給主管的「5 分鐘止血術」

在等待公司編列預算升級 Enterprise 之前，我們通常會教導部門主管先做「5 分鐘快速自檢」。這些都是我們顧問在教育訓練時一定會強調的重點：

檢查成員列表： 看到反白或不認識的頭像？那是警訊，請立刻移除。
私有化專案： 檢查含有財務、個資的專案，是否被預設為「公開」？請手動改為「僅限成員」。
正確的邀請方式（關鍵觀念）：這是最多人犯錯的地方。我們總是提醒客戶：「請邀請至『專案 (Project)』，絕對不要邀請至『團隊』。」
把廠商加進團隊，等於給了他一張部門通行證；加進 Project，才是只給他特定保險箱的鑰匙。

第二階段解方：IT 的終極防線 —— SCIM 自動化與身分治理

手動檢查依賴的是「人治」，但人會偷懶、會犯錯。戴博斯科技在協助大型企業導入時，我們堅持建立的是治理與自動化。

為什麼我們強烈建議企業級客戶升級至 Asana Enterprise？因為它引進了 SAML SSO 與 SCIM (System for Cross-domain Identity Management)。

這是一套零時差的防護網：

自動開通 (Provisioning)： 新員工報到，HR 系統一建檔，Asana 帳號自動生成並加入正確部門。
自動停用 (Deprovisioning)： 當員工離職，HR 按下按鈕，SCIM 訊號直接發送給 Asana，瞬間強制登出該員工所有裝置並鎖定帳號。沒有 3 天的作業空窗期，沒有人為疏失的漏洞。

進階決策：Enterprise vs. Enterprise+，戴博斯怎麼看？

在輔導過程中，很多客戶會問我們：「顧問，標準的 Enterprise 就夠了嗎？什麼情況下我們需要 Enterprise+ (舊稱 Enterprise Guard)？」

這是一個關於資料主權與維運穩定性的選擇。如果您的企業符合以下特徵，我們強烈建議直上 Enterprise+：

您是高度合規產業 (金融/醫療)：
您需要 EKM (企業自管鑰匙)，確保連 Asana 原廠工程師都無法查看您的資料 (BYOK)。同時，您需要 Audit Log API 將操作紀錄即時串接至 Splunk，以通過 ISO 27001 或 SOC2 稽核。
您依賴大量的 API 自動化串接：
這是 IT 維運的痛點。在標準版，API 自動化是綁定在某個工程師的個人帳號上。人走了，帳號被刪，自動化流程就斷了。
Enterprise+ 提供的「服務帳號 (Service Accounts)」，是專屬的機器人帳號。員工會離職，但機器人永遠忠誠，確保您的 ERP 串接 24 小時不中斷。
您需要上帝視角 (Super Admin)：
避免高管離職後，私密專案變成數位孤兒。IT 可強制接管任何資料。