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Asana Tips | 如何透過 4 個簡單步驟建立跨職能團隊


你知道善用跨職能團隊將帶給您的公司什麼驚喜嗎?

當具有多種技能的團隊成員一起工作時,他們可以更有效地實現公司目標。

本篇文章中,我們將解釋什麼是跨職能團隊,並提供如何建立跨職能團隊的技巧!



什麼是跨職能團隊

跨職能團隊是由來自不同部門的團隊成員組成的固定或臨時工作小組,他們共同努力實現共同目標。通常,包括具有不同層級和類型經驗的團隊成員。對於跨職能團隊,公司職能領域之間的界線變得模糊。來自不同部門的團隊成員相互協作、溝通、協調,以實現公司更大的目標。

有效的跨職能團隊可以帶來新的想法和合作方式,以創造獨特且更具影響力的解決方案。



如何建立跨職能團隊

跨職能團隊必須有一名指定的專案經理,並包括可以配合的具有不同技能的人員


1. 多元化團隊


在跨職能團隊中實現多種觀點的主要方法是吸收來自不同部門的團隊成員。然而,目標也包括其他多元元素,如種族、性別或年齡。跨職能團隊的多樣性越強,每個人的觀點就越能體現出來。


2. 目標一致



在建立跨職能團隊時,請確保每個團隊成員將個人目標與團隊和公司目標保持一致,因為團隊成員需要充分的可見性才能成功完成滿足公司需求的專案。團隊負責人可以幫助新成員了解共同目標並確保每個人都達成共識。


3. 包含各領域專家


在跨職能團隊中擁有各領域專家將提高團隊解決問題的能力,並在專案啟動和交付過程中為團隊提供更多籌碼。

如果團隊中有一位財務專家,團隊能夠更好地管理涉及公司財務資料庫升級的跨職能專案。雖然該團隊可能需要行銷和銷售成員的協助來了解專案的外部元素,但財務專家可以處理關鍵決策,指導團隊完成技術工作,並與利害關係人討論特定專案的細節。


4. 導入並執行工作自動化


利用自動化來發揮團隊優勢可以讓團隊的跨職能團隊變得更強大,因為自動化減少了工作量。

因此團隊成員花更少的時間搜尋資訊或溝通變更,而有更多的時間完成熟練的工作。專案負責人必須選擇正確專案管理工具來自動執行團隊的許多任務或流程,以提高效率。

當團隊採用自動化時,有效的溝通和生產力都會變得更加容易,因為可以簡化工作流程並避免瓶頸。



跨職能團隊的好處 

跨職能團隊可能不適合所有工作,但如果有效使用,可以幫助您更有效地實現目標。以下是有關如何成功建立跨職能團隊的五個技巧:


| 提高員工專業精神


跨職能團隊的模式可以提高員工的專業精神 ,因團隊成員透過集體團隊合作能感受到與他人共同的目標,從而培養團結感。這種方法不僅使個人努力實現共同目標,而且促進了相互支持和集體成就的文化。


| 培養管理技能


跨職能結合了多種不同領域的成員,因此在每個領域當中不會有多個具有相同技能的團隊成員,此時在該領域擁有專業背景的成員需要擔任指導角色來帶領導整個團隊,這種方法不僅確保了團隊的有效執行,也進而培養了團隊成員的管理技能。


| 促進團隊協作


雖然在任何團隊中工作都需要協作,但跨職能團隊可以培養強大的協作技能,因為每個人都需要與不熟悉的人和技能組合一起工作。跨職能團隊需要高水準的透明度和解決衝突的技能才能取得成功。


| 創造學習機會

跨職能團隊帶來了不同的技能和觀點,為團隊成員創造了大量互相學習的機會。這種多樣性創造了一個可以共享知識和專業的環境,為所有參與者帶來創新的解決方案和專業發展。


| 提高組織結構的可見性


當團隊成員局限於專門部門工作時,可能不了解公司其他部門的情況。有些團隊成員甚至可能不知道公司的願景或目標是什麼。有效的跨職能團隊提高了團隊成員的整體可見性,使個人感覺與更大的公司目標和里程碑有更緊密的聯繫。



跨職能團隊的挑戰

當來自各部門的成員聚集在一起時,肯定會遇到一些挑戰。因此,儘早考慮衝突解決策略非常重要。以下是跨職能團隊面常臨到的挑戰以及如何克服這些挑戰:



| 相互衝突的願景


對於沒有跨職能協作文化背景的組織來說,起初可能很難執行。剛接觸跨職能工作的團隊經常會面臨相互衝突的願景和工作方式。來自不同部門的團隊成員可能知道應該如何完成特定項目,並且比其他人更重視流程的不同要素。如果找不到一致性,就很難完成任何事。


  • 解決方法


領導階層應該為專案設定明確且具體的目標,這有助於創建一個實現最終結果的協作流程。如果有明確的目標,當整個部門朝著共同目標努力時,您會看到更強而有力的跨職能團隊協作。



| 管理挑戰


創建跨職能團隊將會面臨一系列新的管理挑戰,因為領導階層要管理的對象是具有不同技能、經驗水平和工作方式的團隊成員。團隊成員可能習慣於某種運作方式,因此在訂定工作的標準化流程可能是一項挑戰。


  • 解決方法


創建團隊時,請確保從一開始就有一個用於決策過程的清晰的組織結構,這將有助於有效管理未來可能出現的任何內部衝突。每個跨職能團隊都應該有一個團隊領導者負責決策,定義一個清晰的組織結構。



| 責任制度


在跨職能環境中,團隊成員可能會喜歡在截止日期方面具有一定的彈性,使他們可以按照自己的步調更個人化地工作。雖然這種方式在某些方面可能是帶來正面的效果,但用系統化的方法處理跨職能專案仍然很重要,這樣成員可以避免在未來遇到延誤和挫折影響到團隊


  • 解決方法


在每個專案中實施定期回饋循環,以便每個人都有責任及時完成部分工作。使用工作管理工具來安排任務和可交付成果、設定里程碑並確保工作在整個專案生命週期中保持在正軌上。



透過跨職能模板實現您的公司目標

在初次合作時,團隊成員可能會因為逐漸在了解彼此的階段,所以在擬定團隊協作的模式會需要彈性的調整,這時可以透過每次使用相同的流程來減少摩擦。

Asana支援許多跨職能規劃範本,透過標準化專案從而簡化的工作流程,為團隊節省大量時間,提高生產力並產生令人興奮的協作。借助有效的協作和出色的專案管理工具,跨職能團隊得以更少的資源及更短的時間內實現目標。



 

以上與您分享跨職能團隊的優點和建立跨職能團隊的4個技巧,若您想要立即嘗試Asana的免費跨職能模板,歡迎洽詢 DevOps 專業的顧問團隊以了解更多資訊或細節 !





 







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