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Asana Tips | 員工到職範本,為新進員工奠定成功的基礎



每位新員工都要經歷到職期,員工到職流程不僅只是完成清單的一系列任務而已,也是建立第一印象的機會,更是員工為新工作做好準備、設定成功指標以及讓新團隊成員對公司產生歸屬感的珍貴機會。



為什麼要使用員工到職範本?

員工到職計劃範本是將每位新進員工到職流程標準化的一套方法。透過統整的計劃,確保團隊成員報到第一天就成功獲得所需的資訊。


  • 精簡流程

在專案管理工具中建立到職範本,將資訊集中在一處,不僅節省時間將工作流程自動化,也能避免員工需要記錄大量資訊。


  • 為團隊成員提供他們取得成功所需的資訊

針對關鍵工作目標提供工具給新進員工,表明對員工的期待,員工就能清楚瞭解自己想成功完成任務,需要要具備什麼,這不僅對新進員工有利,長遠來看也能提高員工滿意度。當員工瞭解自己被賦予什麼期待時,較不容易產生負面的職場情緒。研究發現,過勞和冒名頂替症候群容易對較年輕的工作者帶來負面的影響,造成士氣低落、溝通上的誤解、缺乏對工作的參與、較多錯誤,甚至人才流失。


  • 線上團隊成員充分了解工作資訊

對遠距到職而言,使用清楚明瞭的員工到職範本更顯得重要。遠距工作更需要克服溝通上的困難,如何表明需要完成什麼、該在何處進行溝通以及能如何立即開始帶來影響力。透過明確傳達工作職責,無論員工身在何處,員工都會感到自己獲得充分賦能。



Asana 員工到職範本

規劃有效的入職流程,包含工作內容可視度,並且確保每位新進員工清楚瞭解到職流程的具體細節,是給予新進員工勝任新職務的最佳支援。


Asana的員工到職範本體現了公司為員工規劃的到職核對清單,建立這種集中式資訊,不僅讓員工清楚瞭解工作內容,也可以感受到公司對培訓員工的重視。



員工到職範本的關鍵元素

要促成新進員工成功,不只需要有成效的員工到職範本,還需瞭解如何使用它。透過關鍵元素建立範本,發揮最大的功用:


  • 設定期望和時間軸,表明工作應於何時以及應該如何完成




  • 針對每個行動項目指定截止日期




  • 將範本轉換為持續更新的文件,使新進員工得以即時更新問題、學習進度和後續步驟等資訊



  • 概述從開始到結束的整個新進員工到職計劃





| 整合功能

  • 清單檢視



清單檢視是一種條列排序的檢視方式,如同待辦清單或試算表顯示您的所有任務。透過清單檢視,您不僅可查看任務標題和截止日期,還可檢視任何相關自訂欄位,例如:優先順序、狀態等,它提供了所有專案資訊的清晰概述,使團隊成員能夠立即了解專案進度。


  • 子任務



當待辦事項的規模較大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊,建議使用子任務來追蹤工作。子任務是分散工作以及將任務拆解成個別組成部分的有效做法,同時確保所有重要性較低的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。


  • 自訂欄位



自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,甚至是電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項時,可以讓工作指派對象更清楚知道自己工作該如何安排。自訂欄位還可以跨任務、跨專案分享,確保整個組織的一致性。


  • 多專案歸屬



在一個組織當中,跨團隊協作是十分常見的,此時專案管理工具就是跨團隊最佳的幫手。在 Asana 中,多重歸屬功能允許將任務新增至多個專案,進而減少重複性的工作,提高跨團隊的可視度。在情境資訊中查看任務、檢視誰正在進行什麼工作,並使團隊和任務保持連結。



| 推薦的應用程式

  • Zoom

Zoom + Asana 整合,協助團隊會議的目的更明確、焦點更集中,例如準備會議、進行可直接引導行動的對話,以及在通話結束後立即取得資訊。

  1. 透過 Asana 開始會議時,其參與者都擁有相同的會議議程,可針對即將討論的事項提供可視度及背景資訊。

  2. 在會議中,團隊成員可以快速地在 Zoom 當中建立任務,因此不會遺漏任何細節與行動項目。

  3. 會議結束時,Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音與文字紀錄傳送至 Asana,讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。


  • Gmail

藉由 Asana for Gmail 整合,可以從 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。由 Gmail 建立的任何任務都會自動包含您的電子郵件內容資訊,以便您追蹤任務。


  • Microsoft Teams


藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務。不需要離開 Teams 就可以搜尋和分享需要的資訊。


  • Slack


將 Slack 的構想、工作請求和行動項目轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。



結語

對於讓員工感覺從報到第一天就獲得接納而言,到職流程是關鍵時刻。它會為員工在您公司的任期定下基調,並為他們提供對於這份工作的基礎認識與體驗。這是建立具包容性的到職體驗對於創造具包容性的公司文化如此重要的因素。




 

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