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Asana Tips | 什麽是變更管理?建立成功變更管理流程的 6 個步驟


隨著企業成長,不可避免的會需要實施新工具、嘗試新策略或打入新市場,這些變化都是幫助組織成功的必要元素。

在面對這些變革,您可能不知道要從何著手,或者該如何有效執行,這時候擬定變更管理流程就是非常重要的環節。

一個紮實的變更管理流程可以幫助團隊適應變化,將賦予團隊和公司應對變革的能力,使他們獲得實質的效益。


什麽是變更管理?

變更管理是準備或管理任何新組織變革的流程,為轉換到新的變化做準備。

組織在變革前,應評估這些改變將會如何衝擊不同層級及不同團隊的組織成員。基於此,變更管理通常包括一些策略,以協助團隊逐步引入變革,例如透過公司小部分人員試行變革,或在推出新計劃前獲得關鍵專案關係人的信賴。這些策略不僅能緩解變革對員工的影響,還能提高新措施的成功率,確保變更過程順利且有效地進行。



 變更管理的優勢

有成效的變更管理流程可協助您:


| 在您的公司創造動能


| 減少變革引起的反抗


| 提高成功變更的可能性


| 減少變更可能帶來的負面衝擊



透過有成效的變更管理,您可引進新流程,而不會中斷團隊或組織的工作。



何時應使用變更管理?

不是每項組織變革都需要推出整套變更管理流程,只有當變革可能引起重大反彈或遍及全公司時,變更管理才變得至關重要。在面臨變革時,多數人可能會感到反感。儘管當前的系統或流程並非最佳,我們通常仍偏好現狀。因此,要人員或團隊想像以新的方式工作可能很困難。


以下是一些您會需要藉由變更管理流程推出的組織變革範例:


  • 全公司使用的新工具或技術

  • 領導階層或組織架構改變

  • 工作文化或價值革新

  • 革新的公司政策、人力資源 (HR) 計劃或福利

  • 併購或收購


實施變更管理流程時最重要的是,必須充分思考向組織推出此變革的時程和方法。



 Asana 變革之路:透過變更管理推出新工具或技術的 6 個步驟

Asana 變革之路有六個步驟:


1. 定義為什麼


在您向組織推出變革前,您必須先知道:為什麼要這麼做?此變革解決的痛點是什麼?

定義「為什麼」時需考量以下三個不同元素:

 

| 精心設計「為什麼論述」

思考並寫出為什麼要實施這項組織變革。這個「為什麼論述」將會指引之後所有工作的方向。

可參考下方的「為什麼論述」:

團隊/組織名稱要實施這個新的工作管理工具,以便管理這些專案和流程。透過這個做法,我們希望緩和這些痛點並達成這些目標


| 定義成功指標

和領導變革的團隊一起討論,設定指標。正確設立指標可以最大化變革的影響力,確保每個人都朝著同一方向努力,共同實現預期的成果。

指標可包括這些:

  • 在什麼時間點前應該推出此變革

  • 全公司採用變革或訓練的百分比

  • 在特定日期之前的全公司利用率

 

| 集結您的佈署團隊

組織變革是需要多人的團隊合作去推動,成功的變革不僅依賴於領導層的決策和引導,更需要整個團隊共同參與。

佈署團隊有三類型的成員:

  • 規則設立者:規則設立者 (可為多個人) 將協助定義要如何在全公司使用新的工作管理工具。他們可能會帶領訓練活動或在過程中回覆團隊成員提出的問題。

  • 意識提升者:這是指領導階層團隊的一位 (或多位) 成員。意識提升者應闡明變革的「為什麼論述」,以便提高團隊的接受度。

  • 產品倡導者:這是指個別貢獻者,或早期採用工具者,這些人積極協助為此變革創造動能。


2. 瞭解目前情況



為實施大規模變革,首先可以從小型的實驗開始。先選擇一個工作流程,把它實施於新系統中,以利您的佈署團隊建立最佳實踐和範例再進行推出。透過這樣的方式,可以在推出前逐步完善和調整,確保大規模變革的順利實施並降低風險。


3. 設計您的第一個工作流程



這是在工作流程中測試新變革的機會。規則設立者應為選定的團隊或工作流程舉辦訓練課程。確保您的產品倡導者也在場協助認可取得的成績,並記錄有效運作的流程。

此時,您可能會遇到一些之前未曾思考過的問題,這時候就需要將常見問題及答案記錄下來,以便在擴大規模推出變革時,能參考這些記錄來找到解決方案。


4. 賦予團隊能力並認可成就



團隊依照選擇的工作流程進行設定。請務必經常查核成員的進度,了解現狀並認可所取得的成就。即便是小小的成績也應該予以肯定。在初期就帶起動能,不僅有助於變革獲得支持,更有助於打造完整的支持團隊,使團隊成員都能成為產品的自然倡導者,同時也能擴大變革的規模。


5. 為未來的成功奠定基礎



此時此刻,團隊應已以新的營運方式、緊鑼密鼓地執行工作。利用此時機慶祝團隊的早期勝利、定期收集回饋、監控工具採用的情況,並建立最佳做法。整合常見問題文檔及說明區段,並在集中培訓中持續引導新隊友的計劃,這些措施將確保團隊的長久成功。


6. 測量並擴展使用規模



一旦認為自己已解決第一次變革的問題後,就是時候擴大推行的範圍了。我們可以透過訓練課程、常見問題文件等資源,來協助引導其他團隊,並確保自己已準備好第一個完成的工作流程。根據您公司的規模,您可以安排一段工作時間,與佈署團隊進行討論並解答任何問題。鼓勵產品倡導者定期檢查進度並表彰取得的成績,有助於新工作管理工具的順利推廣。


結語

無論您要推出何種組織變革,或使用何種變更管理法,仔細思考過、衡量過再推動。變更管理是組織變革成功的關鍵,請使用變更管理法,幫助您的團隊成功適應任何變革。

在 Asana,專業服務及客戶成功團隊經常協助團隊建立變更管理策略,以利推出全公司使用的新工具或技術。藉由Asana,團隊不僅有用來組織和執行工作的工具,更能透過工作管理來推出新的團隊協作方法。使用變更管理流程有助確保獲致成功,達成變革。



 

若您正要推出新技術或工具,請試著借鏡 Asana 變革之路,歡迎洽詢 DevOps 專業的顧問團隊以了解更多資訊或細節 !






 







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