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Freshteam x Talent Pool Management l 打造及管理屬於企業的人才資料庫 成就一個企業需要持有的關鍵能力



德勤貝新創始人兼執行長 Josh Bersin 說過,“招募這項任務,已經開始從「被動式的等待履歷 」轉向「主動式的吸引人才」“。


在招募的過程中,我們很常將投遞履歷的數量誤認為是質量。雖然在求職平台開設職缺並且花費預算增加曝光是很容易的事情,但就連Google或Facebook這樣的品牌龍頭都必須承認,現今企業要招聘到一位好人才所需的時間會越來越多,單純在求職平台等待履歷已經不再是一個吸引頂尖人才的方法。因此求職者心態的改變使得企業主動出擊的態度變得至關重要。


求職者對企業的看法建立在與企業品牌的第一次接觸,若是沒有擬定好策略,在投遞職缺前先和求職者建立關係,就很有可能會慢慢地被當今市場淘汰。


Bersin的觀點被越來越多企業採納,越來越多招募團隊開始跳脫以往「刊登並等待」的被動模式,轉往主動尋找並接觸求職者,幫助公司在人才市場中取得先機。




什麼是人才庫?

人才庫管理是一個持續循環的過程,這其中涉及吸引、培養、發展和培訓高潛力人才以優化他們的績效和技能。 這是一項需要組織多個層面參與的使命,因此團隊經理需要識別面試者的潛力和性質,也幫助他們的人才在組織中茁壯成長所需的技能差距或培訓。


針對人才庫管理的分配,人力資源部會協助組織這些培訓和輔導課程而高層管理人員本身有助於學習和發展文化。


Linkedin之前發布的一份報告中就指出,只有25%的勞動人口(包含就業者及求職者)是隨時在關注新的工作機會,等於四個人裡面只有一人是積極想要更換工作環境。相對來說,在勞動人口中有高達85%是不排斥有個可能獲取新工作機會的對談,這些人想要脫離現有環境的動力並沒有大到可以促使他們主動做出行為,但今天若是有個機會主動找上門來,並且吸引力足夠,他們其實是很願意了解並加以評估的。


通常人才資料庫會包含以下人才的資訊:

  • 面試後備取的求職者

  • 在求職活動、社群平台接觸到的優秀人才

  • 員工內推的人選

  • 已離職的職員或婉拒職缺的求職者




人才資料庫與人力管理有何不同?


人才庫管理本質上是人力資源團隊的重要職責之一但它不包括人力資源的所有職能。它與人力資源管理、員工工作敬業度和生產力管理一共同存在。


人才庫管理涉及員工的招聘、入職、保留和解僱。他們有責任確保聘用合適的人才,採用策略來激勵和留住員工,制定應急計劃以防員工意外辭職,並幫助滿足未來的勞動力需求。


企業已經意識到他們的成功完全掌握在他們僱用的員工手中。因此,近年來對人才管理的關注有所增加。由於缺乏熟練的員工,制定明確的人才管理戰略將帶來競爭優勢。


為甚麼企業要進行人才庫管理 ?

1. 發揮員工的最大潛能


人才庫管理不僅可以識別隱藏的潛力,而且還最大化挖掘、培養的效率,從而使員工和組織互惠互利。如果員工被賦予正確的組織權力,它會確定您的員工可以成為什麼樣的人。對一些人來說,這可能是新技術培訓,但也有可能是內部調動、領導力輔導等培訓。




2.優化業務目標的可用資源


通過人才管理,企業可以識別組織中不同團隊的未開發潛力並提供必要的指導或培訓及最大限度地發揮員工的平均潛力。當員工潛力最大化時,業務目標變得更容易實現且生產力曲線便會處於最佳狀態。



3. 提供創新的平台


如果企業能幫助員工在對的時間找到對的技能、知識、技術和團隊,企業便可以輕鬆達到創新的目的。




4.減少人才流動


Payscale 的一項研究表明,27% 的人離開組織是因為他們覺得工作沒有意義。人才管理可確保企業的員工受到激勵、挑戰和分配正確的工作。因此,員工會在他們的角色中體驗到高昂的士氣和成長,這反過來可以降低企業的人才流動率。



5. 提升品牌形象


若候選人被吸引到他們可以學習、試驗、發展和貢獻的公司。公司開展的培訓計劃類型、採用的技術以及提供的學習收益等都將在就業市場上不言而喻。





6.靈感光環的誕生


當企業努力激勵和激勵員工時,員工就會互相激勵和激勵。總的來說,它營造了一種積極的專業能量氛圍,在這種氛圍中引導員工正向的工作。





7. 成為職業和繼任規劃的支柱


人才管理使企業能夠設想誰在組織中做了什麼、在哪裡做了多長時間。它可以幫助企業為員工規劃職業發展,並且在這樣做的同時可以開始為戰略角色制定繼任計劃。這可確保企業擁有經驗豐富且有能力的員工,且可以在他們可用時擔任關鍵角色。




人才資料庫管理模式

人才管理不是一次性事件。這是一個系統的過程,需要經過精心的評估、規劃和實施。為了進一步分解,它涉及五個主要步驟;


規劃


在規劃階段組織會進行積極的規劃 :

1) 評估現有人才以及哪些人才對企業有效或無效

2) 確定技能差距

3) 使招聘計劃與業務目標保持一致

獲取


組織在此階段將努力吸引具有合適技能和經驗的合適人才。

第一,了解僱用對象,第二,製作正確的信息或故事來吸引他們。


發展


發展階段允許企業創造一種氛圍,讓員工可以在組織內茁壯成長。這可能意味著在他們的個人資料中增加技能和認證,讓他們擔任更合適的角色,規劃他們在組織內的職業生涯,為他們提供有價值的挑戰來解決,並尋找新的方法來讓他們在工作中保持精神振奮。



保留


SHRM 的一項研究表明,更換員工的成本平均約為 6-9 個月的工資。在企業為員工投入了數小時和數年之後,為什麼要讓他們白白離開?人才管理的首要目標之一是通過為他們提供有意義的工作、合適的角色或團隊、有競爭力的薪酬和福利以及學習和成長的機會來留住有價值的人才。



過渡


在這個階段,企業專注於幫助員工在組織中取得進步。企業的目標是在組織內保留他們的專業知識,同時為他們提供持續成長的空間,這可以通過各種方式來實現,例如內部晉升、團隊變動、角色變動、地點變動等。更重要的是,如果最好的員工離開組織,企業需要找出原因並進行課程更正。


人才資料庫管理流程

人才管理流程是關於管理您的人力資源,從識別人才、尋找和僱用人才、入職和員工培訓、辭職、終止等過程開始。從本質上來說它涉及 7 個主要步驟。


#1 識別和定義業務目標及人力資源目標

員工需與領導交談以清楚地了解業務目標。適應可能影響招聘的新項目、擴展或任何其他變化。下一步是定義員工組織中實現業務目標所需的技能和能力。

#2 工作職缺的曝光

這可能包括在多個工作板上發帖、通過社交媒體分享、電子郵件活動、LinkedIn 活動等。從多個地方採購可能會很累,但使用ATS 軟件,企業可以從一個地方管理多個採購平台。ATS 還可以協助企業管理整個招聘流程

大多數情況下,最優秀的人才在別處受僱,甚至可能不會積極尋找工作。在吸引被動候選人方面,活動、員工推薦和網絡可能非常富有成效。

#3 篩选和面試候選人群

一旦候選人開始湧入企業便可以開始篩選、面試並選擇想要吸引的人才。篩選時使用的標準、面試官在選擇或取消選擇候選人時的目標以及整個過程中的候選人體驗是關鍵引進聰明的人。所有利益相關者都必須與企業的人才獲取和管理目標保持一致。

#4 員工敬業度

員工最初的幾週或幾個月為他們在組織中的剩餘時間定下了基調。良好的入職流程對於與他們建立聯繫並吸引他們至關重要。 除了入職,還有 4 個因素會影響員工敬業度:

  1. 有意義的工作,包括自主性、工作契合度、授權團隊

  2. 增長范圍是培訓、人才流動、在職學習的結果

  3. 對領導的願景和方法的信任,這是由於投資於員工並與員工保持透明

  4. 積極的工作氛圍是良好工作條件、價值觀、包容性等的結果


#5 晉升和績效評估

清晰的成長路徑和及時的認可可以在雇主與僱員的關係中大有幫助。對企業的目標保持透明,提供必要的指導,並讓所有人都清楚地了解晉升標準。

#6 永續計劃

了解和確定即將到來的戰略角色,並發展或投資於企業的員工,以便他們能夠擔任這些角色。

#7 衡量人才管理的成功

如何追蹤及管理人才管理工作以及它如何影響業務和收入目標。關鍵業務指標包括招聘時間、培訓投資回報率、離職面談指標、人才流動性、高績效人才等。



人才資料庫管理策略

有了有效的人才管理戰略,您就可以為公司設定切合實際的招聘目標。以下是開始設計人才管理策略的 6 個步驟。

1. 吸引合適的人

你應該先引進最優秀的人才,然後才能管理他們。吸引合適人選的第一步是提供誠實和清晰的職位描述。一份好的職位描述應具備以下品質:

  • 有明確的職位和地點,足以與類似職位進行比較

  • 簡單明了

  • 突出公司的使命和價值觀

  • 沒有性別偏見和對所有人開放

  • 解釋工作的責任和義務,而不誇大角色

  • 提供薪水和福利信息,以便候選人做出明智的決定


2. 構建蓬勃發展的人才管道

當企業遇到優秀的候選人時,將他們添加到人才庫中並開始與他們建立聯繫。當企業看到合適的職位空缺時可邀請他們與企業同進退。人才管道的健康狀況決定了企業能夠以多快的速度用高質量的候選人填補空缺職位並在團隊中保持工作向前發展。

3. 設計組織內的職業道路

當員工看到企業未來時,他們就會變得對企業變的忠誠。他們重視他們的成長,企業也應該如此。企業可以透過以下行動增加員工忠誠度:

  • 建立公平、切合實際且始終如一的晉升政策

  • 全年指導員工取得進步

  • 幫助管理者明確選擇標準

  • 為新晉升的員工提供順利過渡所需的一切

  • 繼續指導和加強那些被提升的員工的技能不要及時晉升

  • 與員工一起參加職業規劃會議,幫助他們從戰略上思考他們在組織中的範圍


4. 創建一個高效的工作場所

工作場所的生產力是人員、資源、溝通渠道、員工士氣和基礎設施的函數。

  • 為員工提供最好的資源、流程和工具來實現他們的目標。在企業決定使用哪些流程或購買哪些工具時讓他們參與進來。

  • 溝通渠道對於維持健康的生產力水平至關重要。健康的溝通網絡促進知識共享並促進團隊建設。

  • 工作場所的溫度、照明、座位和辦公桌會影響員工一天 8-9 小時的工作日。


5. 確保員工獲得平等機會

不要在工作場所基於性別、年齡、種族、國籍等歧視員工。確保他們有平等的機會挑戰項目或角色、發表意見的權利、在有不滿時引起企業的注意,最重要的是有公司用作參考的書面政策。



人才資料庫管理指標

僅僅擁有人才管理戰略是不夠的,因此企業需要掌握遊戲的最新動態,以了解哪些有效,哪些無效,並相應地優化企業的策略。那怎樣的管理策略才能夠有效吸引人才?


  • 人才流動性 - 衡量員工在組織內(內部流動性)或組織外(外部流動性)從一個角色轉移到另一個角色的頻率。

  • 人才流失 - 該指標表示在給定時間跨度內離開組織的高潛力員工的百分比。

  • 人才分佈 - 該指標顯示您的人才在人口、年齡、性別等方面的分佈情況。該指標是促進包容性、多樣性和創新的關鍵。

  • 高潛力人才 - 該指標表明您組織中的高績效人才。一些組織將此作為一個確定的數字。例如,前 100 名。這迫使他們只選擇表現最好的人。

  • 招聘成本 - 該指標跟踪招聘頂尖人才所涉及的成本,包括代理成本、廣告成本、面試官/人力資源工資、基礎設施成本等。

  • 生產力時間 - 該指標衡量新員工在工作中充分發揮生產力所需的時間。人才管理的目標之一是將其保持在最低限度。

  • 培訓支出 - 該指標揭示了培養頂尖人才的培訓支出,包括培訓天數或資源、投資資金、硬件/軟件成本、培訓師成本等。

  • 培訓投資回報 - 該指標通過比較培訓前後的績效來衡量培訓對員工績效的影響。

  • 離職面談指標 - 這些指標包括自願離職、強制終止、離職以追求更好工作、退休等數字。這些數字揭示了人們決定離開您的組織的原因。


 

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