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Freshteam 一站式HRIS系統 l 讓企業有效率且完美落實無紙化人力資源繁瑣程序

Updated: Sep 5, 2022


Freshworks 除了針對售前以及售後服務進行軟體整合,也提供ITSM以及HRIS產品服務。今天要為大家介紹的是Freshteam,致力於解決人才招募與養成計畫的全渠道人力資源平臺。


HRIS 是什麼 ?


HRIS即人力資源資訊系統 (Human Resource Information System),它是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程。「系統」特指為實現特定目標而將各種分散活動組合成合理的、有意義的整體的過程。HRIS是人力資源決策支援系統,可以隨時提供人力資源決策所需的各項分析、統計資料。


HRIS 與各種人力資源程序 (例如福利、人力管理、薪資及核心 HR) 的連線資料管理相同。HR 團隊開始徵才與招募等額外職責,因此 HRIS 協助維護、管理及處理詳細的員工資訊與人力資源相關的政策與程序。最複雜的人力資源資訊系統是互動式的資訊管理系統,將人力資源作業與程序標準化,同時促進記錄管理與報告的準確性。HRIS 提供員工與其公司之間的互動更有效率,並讓人力資源專業人員能夠執行更具策略性的高價值工作。許多人今天仍然使用 HRIS 這個術語。 延伸閱讀 : HRIS系統是什麼?用途有哪些?


HRIS 的好處是什麼 ?


將繁瑣人資程序無紙化


HRIS 的雲端化去除了保留員工紙本資料的必要,公司可將所有與員工有關的文件和文檔都可以安全地存儲在系統裡並隨時供 HR 使用,以滿足合規性和報告要求規格。



讓人資成為公司戰略部門之一


除了處理部門日常事務,必要時部門經理以及人資部門同仁需要花費額外時間處理員工出缺勤、休假、薪資、公司政策等的工作查詢。HRIS可以讓員工無需依賴其他人隨時隨地查詢出缺勤以及休假相關資料,也可讓員工自行更新個人資料。隨著時間的推移,人資部門對組織戰略職能重要性自然而然增加,參與人員也透過相關流程深入了解員工問題,亦可以為製定業務戰略做出貢獻,並成為有價值的戰略合作夥伴。



數據使用彈性高


雲端HRIS讓員工可以隨時隨地進行出缺勤、休假、薪資、公司政策等的工作查詢。遠端工作的員工或在不同地點和時區工作的員工可以輕鬆查詢和更新他們的資料。透過明確定義的審批流程,HRIS也可以完成休假或旅行請求、規範出勤記錄、檢查培訓計劃、標記目標成就或進行績效討論和自我評估。



連結公司不同部門員工


任何員工的生日、公司紀念日或是公司福利登記都可以透過HRIS進行自動提醒的設置。人力資源部門可以在相關公佈欄與組織內的所有或任何特定員工組共享新聞、重要鏈接、文件和更新,使公司員工對於公司任何大小事保持密切的關注與參與。



成本效益高


HRIS不僅節省許多作業時間,也大大增加作業的成本效益。公司使用HRIS後無需額外購買任何軟硬體設備便可達到一站式的人力資源管理。透過系統的使用也可減少額外的維護費用以及作業的人力成本,使系統的成本效益最大化。



可輕易與其他系統整合


HRIS可以輕易於其他系統整合並導入數據,人資專員可以透過一個系統完成資料或文件更新且自動更新在相關整合系統中。




Freshteam - 讓人資充分發揮影響力的智能系統



先前為大家整理過的資料都是Freshworks系列產品中較廣為人知的Freshsales、Freshdesk等等針對客戶端售前以及售後服務的系統。隨著系統智能的普遍率逐年升高,人力資源管理也逐漸邁向人工智能化,大大減少了許多不必要且繁瑣的流程並提高工作效率。


人力資源管理中可以設想到的工作基本上都可以透過Freshteam所提供的功能一站式完成,那那些功能又會為人資部門帶來甚麼好處 ?



職缺管理自動化流程


  • 一站式職缺管理



一個界面簡單輕鬆的完成從職缺發佈、面試者資料保存、招聘團隊到招聘流程的設定,將招聘管理效益最大化。


  • 提高各種渠道職缺曝光


公司普遍會認為招聘渠道越多越難管理,Freshteam提供多種渠道大量的曝光以及相關的管理功能,以避免錯過最佳人選的問題發生 !


  • 履歷及人才管理


針對履歷及面試者進行職務管理,公司可以透過Freshteam中的人才庫對欲保留觀察的對象進行管理,以利於後續追蹤。


  • 面試申請者流程管理


招聘團隊過相關人員可以在面試者檔案中進行溝通及討論,並可以設定其留言的觀看權限。


  • 面試通知管理




Freshteam 提供職務面試結果通知流程自動化設置的功能設定,人資團隊可以透過該流程設定面試結果後續審核流程的自動化,經過不同的階段審核後發送面試結果給面試者。




虛擬化入職程序


  • 入職程序虛擬化




在員工入職第一天之前便可分享所有必要的文件並讓他們簽名便可在線完成資訊傳達。公司也可提前提供新員工在第一天所需的所有詳細信息,以確保順利入職減少不必要的作業時間。


  • 即時監控入職程序進度


人資團隊可以創建多個入職清單並清楚列出每個團隊或角色所需的所有任務。團隊領導也可將任務分配給相關負責人員以確保入職清單順利完成。


  • 電子簽核文件, 節省時間及作業成本



人資可透過系統發送多份文件以供新員工簽署並在第一天之前完成所有事情。相關人員可透過一個地方觀測須簽署人員、簽署狀態以及文件的去向。除了簽名,人資團隊還可以從新員工那裡一次性獲取文檔的日期、姓名和所有其他資訊。




完美規劃員工資料庫


  • 員工自助式更新資料庫



員工可透過自助式功能更新個人資料並設定觀看權限。這樣能提升資料準確度以減少人資團隊與員工因資料錯誤來會溝通的時間,大大提升作業效率。


  • 自動更新公司組織架構



系統在新增或減少人員時會自動更新組織架構圖並可以透過架構圖觀測員工資訊及相關階級,所有資訊一目了然。


  • 完善檔案管理機制



Freshteam 系統能夠有效針對系統內所有檔案進行安全的管理。



更有效管理出缺勤紀錄


  • 集中式管理出缺勤事務


企業可以透過Freshteam創建屬於公司甚至是團隊的休假政策,領導可藉此功能更加輕鬆進行團隊控管。


  • 設置自動化出缺勤流程


使用者可為休假申請及相關審核過程設置自動化流程,並處理好休假前置作業如 : 發送休假通知給團隊成員或透過日曆同步發送休假郵件。


  • 透過手機, 平板隨時隨地處理出缺勤紀錄


透過系統支援的手機版APP可以輕鬆且隨時隨地處理出缺勤事務,頁面直覺易懂,使用者操作起來不費力。


 


對於以上內容有任何疑問或者是希望了解更多產品詳情的讀者們,DevOps 提供免費諮詢服務,歡迎洽詢 DevOps 專業的顧問團隊以瞭解更多資訊或細節!








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