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Asana Tips | 步入 AI 時代,Asana 如何用人工智慧提升你的專案管理技能

Updated: Nov 13

在當今這個快節奏的工作環境中,如何有效管理項目和提升團隊協作變得越來越重要。隨著科技的不斷進步,人工智慧(AI)正逐漸滲透到我們的日常工作中,改變著我們的工作方式。Asana,作為一款領先的專案管理工具,正積極引入 AI 功能來革新項目管理的方式,幫助團隊更智能、更高效地運行。



Asana 方案調整

Asana 針對不同規模的公司推出了相應的方案,為什麼要做出這樣的改變呢?

Asana 為全球範圍內的組織提供服務,從小型企業到大型跨國公司。隨著工作方式的迅速演變,Asana 致力於幫助全球各地的組織以更智慧的方式進行工作。為了滿足不同需求,Asana 推出了新的產品層級,每個付費層都配備了強大的人工智慧功能,同時為大型組織提供了靈活的企業方案,量身定制以適應其複雜需求。



💡Basic → Personal

功能

Basic (Before)

Personal (After)

人數

最多15位成員(不含訪客)

最多10位成員(不含訪客)


💡Premium → Starter

功能

Premium (Before)

Starter (After)

人數

無限成員和訪客

最多 500 位成員(不限訪客)

規則

功能有限,但操作範圍廣泛的預設規則

提供所有操作,並支持「外部操作」的自訂規則,但每月限制為 250 次操作

通用報告

✔️

AI月動作次數

無限

每月 150 次操作

人工智慧特點

1.智慧摘要2. 智慧欄位3. 智慧編輯器

1.智慧摘要2. 智慧欄位3. 智慧編輯器 4. 智慧回答5.智慧狀態


💡Business → Advanced

功能

Business (Before)

Advanced (After)

人數

無限成員和訪客

最多 500 位成員(不限訪客)

作品集

無限

總共限制 100 個作品集(整個空間)

規則

自訂規則;無限

提供所有操作,並支持「外部操作」的自訂規則,但每月限制為 25,000 次操作

整合

與 Salesforce、Tableau 和 Power BI 整合

無法使用 (需要 Enterprise 或 Enterprise+)

AI月動作次數

無限

每月1,500 次操作

人工智慧特點

1.智慧摘要2. 智慧欄位3. 智慧編輯器

1.智慧摘要2. 智慧欄位3. 智慧編輯器 4. 智慧回答5.智慧狀態


💡Asana Enterprise可以獲得什麼?


♾️工作無限制

  • 使用者數量不受限制

  • 無限的專案集和規則

  • 無限的 AI 操作

  • 可將 Asana 與Salesforce , Tableau , and Power BI整合


主要特點

  • 捆綁包:一鍵更新具有自訂欄位、規則、部分和任務範本的現有專案,推動標準化和一致性。

  • 目標類型和模板: 類似於任務模板的功能,但專為目標設置而設計,幫助您標準化組織中目標的設定方式。

  • 通用工作負荷:類似於專案集工作負荷的功能,但適用於組織中的所有成員。

  • 工作量規劃:使領導者能夠通過長時間可視化專案人員配置來優化資源決策。

  • 團隊背書:獲得認可的團隊會在管理主控臺的團隊標籤頁和搜尋結果中以視覺方式標記。


🕹️控制權限

  • 附加專案權限:更好地控制哪些使用者角色(如專案管理員或編輯)可以對專案進行更改或編輯(包括自訂選單中的內容以及更改專案顏色或圖示),以及誰可以實際共享專案和管理專案成員資格。

  • 額外的團隊成員權限:能夠選擇誰可以批准團隊成員(僅限於團隊管理員或團隊成員)。此外,您還可以控制受邀成員或訪客是否需要獲得團隊管理員的批准,以及是否只有團隊管理員才能刪除他們。


🎨自訂義

  • 自訂專案圖示:使用 PNG 或 JPEG 圖像作為專案圖示特別適合於應用您的品牌,或作為客戶、利害關係人和合作夥伴的標誌。

  • 自訂品牌:使用您自己的品牌標誌來自訂Asana,該徽標將顯示在右上角的個人資料照片旁邊的所有使用者身上,也可以將品牌標誌新增至表單的標題中。

  • 自訂引導:可自訂歡迎新用戶的方式,將公司的品牌和訊息插入到申請流程體驗中。

  • 管理員公告: 系統管理員可以輕鬆地在其網域中為Asana使用者建立和發佈公告。 讓組織成員掌握明晰度,並掌握全公司的最新公告。


🛡️更多管理控制和安全性

  • SAML 認證:透過自訂 SSO 方案提升 Asana 登入的安全性。

  • 雙重認證:對於未使用 Google SSO 或 SAML 登入的用戶,可選或必需的安全措施。

  • 設定檔欄位可編輯性控制:鎖定成員個人資料中的角色/職位和團隊/部門欄位,防止成員編輯。

  • 安全管理:控制訪客邀請權限、設定信任域、調整團隊隱私設定及唯讀連結共享權限。

  • 行動應用程式管理:使用 MDM/MAM 解決方案保護和控制公司資料。

  • 服務帳戶:讓 Asana 超級管理員能完全存取組織內所有數據,並透過 API 匯出數據,便於報告和自動化。

  • 增強支援和 SLA:提供 24/7 支援、2 小時回應時間 SLA、99.9% 正常運行時間 SLA 以及週末複雜資料遷移支援。


💡透過 Enterprise+ 超越


  • 資料駐留/位置選擇:資料駐留/位置選擇:預設資料儲存在美國,但 Asana 提供全球資料駐留選項,包括歐洲、澳洲和日本,讓您更好地控制資料儲存位置。

  • 資料遺失防護 新增定期掃描功能,檢查 Asana 實例中的資料是否違反組織政策。

  • 網域匯出可以請求將所有資料匯出為 JSON 文件,並選擇是否包含附件。

  • 稽核套件應用程式開發介面(API)和整合支援包括審核日誌 API、Exterro 的電子資料展示整合、Hanzo 和 Theta Lake 的歸檔整合、Netskope 的 CASB 整合,以及 Splunk 的 SIEM 整合。

  • 應用程式管理超級管理員可監控和控制網域中的應用程式、個人存取權杖(PAT)和服務帳戶。

  • 專案共用設定:設定是否允許在組織內共用專案。

  • 文件附件選項 :控制組織中應使用哪些文件附件類型。

  • 表單存取權限 :設定誰可以存取整個網域內的表單。

  • 錄影權限 :使用 Vimeo 整合停用視訊錄製。

  • 行動應用程式權限: 包括生物識別身份驗證、小部件權限、附件權限、螢幕擷取權限(僅限 Android)以及複製和貼上權限。


Asana 有哪些AI功能

Asana AI的功能包括自動化工作流程、智能建議以及增強的數據分析等。這些功能旨在提高工作效率,改善任務管理,並協助團隊更有效地協作。Asana AI 能夠透過三種主要方式幫助我們的客戶:


  1. 推動透明度和問責制(Drive clarity and accountability ):正在建立人工智慧來增強、支持和幫助人們更快地做出更好的決策,以便個人、部門和組織完全清楚最佳目標和實現目標的最佳路徑。


  • 設定並實施目標:定義每個人在實現目標中的角色

  • 更快做出更好的決策:利用即時工作數據採取行動

  • 讓團隊專注於重要的事情:管理資源以取得成果



2. 影響力最大化 (Maximize impact):我們將連接團隊和工具,並在人類和人工智慧之間建立正確的工作流程和合作夥伴關係,實現流程自動化,以提高效率並減少體力工作。


  • 連結團隊和工具:定義每個人在實現目標中的角色

  • 自動化工作流程:利用即時工作數據採取行動

  • 加快工作速度:管理資源以取得成果



3 . 與工作連結(Where work connect):我們正在建立解決方案,引導人工智慧和人類解開他們的假設,加強我們的集體思維過程,並培養信任,並透明地了解我們的合作夥伴關係、安全、資料保護和管理實踐,同時提供選擇和控制人工智慧在工作中的作用。


  • 推動透明度和問責制:將團隊的工作與公司範圍內的目標連結起來

  • 影響力最大化:自動化工作以提高效率

  • 充滿信心地擴展規模:支援 20 萬以上用戶的企業安全


認識Asana Intelligence

了解人工智慧如何加入團隊,幫助組織做出更好的決策並最大限度地發揮影響力。


  • 智慧欄位🤖 - 使用自動產生的自訂欄位,組織專案並支援協作。




  • 智慧摘要🤖 - 從對話、任務和評論中獲取行動項目和亮點,無需再次召開會議。




  • 智慧編輯器🤖 - 撰寫更清晰、更具說服力的回應,以適切的語氣呈現,並改善格式。




  • 智慧狀態🤖 - 更快地建立全面的狀態更新。




  • 智慧回答🤖 - 及時獲得有關專案的答案和見解、識別阻礙因素並確定後續步驟。



  • 智慧規則🤖 - 透過提示提供簡單、使用自然語言撰寫的說明,自動建立規則。



  • 智慧專案🤖 - 向 AI 介紹您的下一個專案,它將為您建立一個具有正確結構的專案。



  • 智慧目標🤖 - 藉助 AI撰寫更有效的目標,並將其標準化。




即將推出:


  • 智慧圖表🤖 -  AI 使用自動圖表功能將資料可視化,以便每個人都能查看工作進度。

  • 智慧上線引導🤖 - 幫助個人和團隊加快制定正確的 Asana 專案、團隊及目標,以便其能夠立即發揮影響力。





Asana AI Chat

AI Chat 是 Asana AI 產品系列中最新推出的 AI Teammates 功能之一。這款創新的聊天助理旨在幫助您輕鬆檢索見解,並通過小部件在 Asana 中隨處導航並採取行動。請參閱以下動畫範例,以深入了解這些功能的運作方式:



  • 人工智慧聊天我的任務




  • 創造動作




🌟合功能:將所有所需功能集中在一個平台上,簡化工作流程。

🌟直覺的使用者介面:平滑可拖曳的小部件,方便快捷地存取各項功能。

🌟情境感知:根據您的Asana導航量身訂做建議,提升操作效率。

🌟以行動為導向:可直接在聊天中創建任務,例如「每週五提醒我清潔我的Asana」。


人工智慧聊天能夠為您節省相當多的時間,使用它的次數越多,就能越早獲得有影響力的結果。


AI in action

AI in Action 代表著將人工智慧實際應用於日常工作中的全新視角。這不僅僅是技術的演進,更是我們如何利用智慧工具來提升效率、優化決策和創造更多價值的實踐展示。在這裡,將展示人工智慧如何在各種情境中發揮作用,並實際改變我們的工作方式。


  • 智慧目標



可以自動幫助領導者制定更有效的產品發布目標,並確定適合的團隊和工作流程,以支援這些目標的實現。



  • 專案集智慧狀態



專案集的智慧狀態更新能從所有關聯專案中提取最新資訊,幫助識別風險、障礙以及未解決的問題。



  • 優化工作流程



人工智慧團隊成員可以提供全面協助,包括對收到的請求進行分類,並為任務和批准找到合適的指派對象。



  • 智慧狀態



借助 Asana AI,任何成員都可以輕鬆從頭開始建立專案。它能理解您的需求,並為專案的每個部分提供結構化的建議。




  • 聊天介面



Asana AI 通過全新的聊天介面直接回答問題並執行操作,確保每位成員都能獲得完成工作的所需背景信息。



結論

Asana AI 以其強大的智能功能和靈活的應用設計,旨在提升工作效率並優化團隊協作。無論您是在尋求更精確的專案管理,還是希望自動化繁瑣的流程,Asana AI 都能幫助您實現這些目標。讓我們攜手利用這些先進的工具,迎接未來工作的挑戰,開創更高效、更智能的工作環境。



 

透過 Asana Intelligence,您可以獲得不斷改進和最佳化的 AI,以支援您不斷變化的需求。歡迎聯絡我們申請試用,洽詢 DevOps 專業的顧問團隊以了解更多資訊或細節 !


 








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