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Zenkit Projects Tips l 5個步驟建立有效率的專案時間軸


專案時間軸是專案相關任務的時間排序的一種檢視方式。它可以協助專案經理將組織內的工作流程規模且條理化。專案經理可以透過專案項目時間表來安排任務並查看需要在特定時間範圍內完成什麼以及何時完成該任務。透過有效的專案流程管理將可以有效達成目標。


專案時間軸


專案時間軸是什麼?專案時間軸根據項目和相關人員的差異,在外觀和其復雜性上會有所不同。

以下為在Zenkit中使用甘特圖檢視的專案時間軸的一個基本範例:


為了製定有效的項目時間表可參考以下六個步驟:


1. 定義專案範圍



建立有效專案時間軸的第一步是定義專案的範圍,以便在建立專案時間軸時知道要排除哪些任務。


一個有效的專案範圍須包含完成每項任務需要多少時間、專案時間軸以及完成專案可能需要的任何資源等詳情。專案範圍說明書是定義專案範圍的所有要素以及假設、項目要求和驗收標準的檔案。


舉例來說,如果想推出一個新產品,可能會開始一個新產品發佈的專案:

  1. 建立一個新的無代碼平台來幫助實現自動化。在這種情況下,範圍聲明可以從“我們的團隊將在四個星期內創建一個新的無代碼平台”開始。

  2. 要了解專案範圍,必須首先定義基本的專案要素。第一個要素是專案目標,例如希望實現的目標以及計劃如何衡量專案是否達標。

  3. 主要相關者是另一個專案組成部分,沒有關鍵人物的參與,專案就無法開始。

  4. 最後,專案要求和限制也是非常重要的一環,相關人員必須了解專案限制訪客設想的更加全面。


2. 使專案任務與里程碑保持一致



每個專案裡應該要有里程碑的設定,因為里程碑將有助於監控專案的進度。因此,即便團隊落後於一個里程碑,也有足夠的時間進行調整以趕上最後期限。


里程碑可以是任何可以作為檢查點的東西,比如事件、特定的可交付成果或日期。如果企業從事具有不同階段的複雜項目,里程碑尤為重要。


里程碑不應被視為最後期限,它們應該被視為小胜利。達到每個里程碑都標誌著進步,這也意味著團隊在實現最終目標的正確軌道上。


首先,需要將里程碑與實現這些里程碑所需執行的具體任務保持一致。這是一個非常簡單的過程,獲得一個里程碑並考慮實現該子目標所需的較小任務。



3.分配任務



有效的專案時間軸必須包括完成專案所需的確切資源數量和類型。因此,如果想使用無代碼開發和自動化來推出新產品,資源將包含無代碼構建工具、設計師和營銷人員等。


儘管“資源”一詞可能有不同的含義,但在規劃專案時最需要關注的是人力資源,因為每個任務必須明確地分配給相關團隊成員。


團隊成員的可用性不斷變化,因此專案規劃過程需要涉及查看員工的日程安排並且知道他們有多少空閒時間。團隊成員的技術及能力也是必須考量的其中一點。負責人可以建立一個如下圖所示的圖表,便可以非常直觀地顯示成員可以做什麼和不能做什麼。專案時間軸概覽添加了重要的資源管理。


分配任務時,請牢記團隊成員的可用性。


假設設計無代碼平台的任務需要設計師花費幾個小時,但是分配給該任務的設計師正忙於其他正在進行的項目,另外還安排了兩天假期。因此他們完成平台設計的時間會拉長至1周,而不是幾個小時。這也意味著相關設計師可能不是當時處理任務的最佳人選。 因此必須將任務委派給具有類似技能但更有空缺的其他人。


4. 專案預算及資源預估



工作量預估是估算完成專案需要多少時間或金錢的過程,工作量預估可以使專案成員得知是否正在按計劃實現專案目標。


工作量預估有助於確定完成專案所需的時間和金錢。有效的預估還有助於使項目步入正軌!


專案成員可查看任務列表以確定每個人完成任務需要多長時間,也可以通過多種方式預估每項任務或整個專案的工作量:

  • 專家預估:詢問專家完成一項任務需要多長時間。

  • 正式預估:看歷史數據。例如,查看團隊之前設計以前的無代碼平台需要多長時間。

  • 分解預估:查看任務列表並與團隊一起評估完成每項任務需要多長時間。

當成原確定每項任務需要多長時間後,便可以將它們全部加起來以獲得整體工作量預估。



5.任務相依性



任務相依性是團隊在其他任務完成之前無法啟動下一個任務的關係。確定複雜專案中任務的依賴關係非常具有挑戰性。


但是一旦釐清楚並將這些包含在專案時間軸中將可以更直觀地了解整個專案過程應該如何進行。由此可見,它可以節省您的時間和不必要的壓力。


事先了解任務依賴關係還可以讓團隊成員相應地計劃他們的日程安排。因此,在專案時間軸中加入任務相依性是非常重要的一環。


甘特圖是一種可視化任務相依關係的方法之一。不同的顏色條說明了不同的任務,也可以看到哪些任務與其他任務重疊。


最後的想法:創建項目時間表



有效的時間軸協助專案經理使整個專案步入正軌。


透過建立有效的專案時間軸也將幫助團隊了解公司期望,還將為相關人員提供專案的現實預測。

一個成功的專案始於有效的專案時間軸管理!


是時候將所有內容放在專案時間軸中了 ! 這裡在此為大家複習一遍剛才說過的步驟 :

  1. 按時間順序組織任務。

  2. 標記任務並指定哪些團隊成員將負責完成每項任務。

  3. 在專案時間軸中也包括完成任務所需的時間。

  4. 指定關鍵里程碑。

  5. 任務相依性設定。

專案管理工具可以讓成員更輕鬆地建立專案時間軸。從今天開始設定時間軸吧 !


 

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