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Asana Tips l 年度規劃應從何開始 ?

Updated: Dec 21, 2022



年度規劃的設定有利於公司制定清晰的營運方針及戰略,也可以藉此確保公司從上到下的所有人都對於公司願景有共識。即便公司每年都會制定年度規劃,每到需要重新制定的時候都會非常混亂,因為這其中涉及許多不同的利益相關者、截止日期和決策。


因此Asana設定了年度規劃模板,有效簡化了使用者年度規劃流程,可以專注於製定戰略,而不是花費許多不必要的時間處理不同的任務規畫。


什麼是年度規劃?



年度規劃指企業領導者在新的一年開始之前為公司制定好團隊戰略,其中包括團隊應該追求並達成的大目標。除了目標,領帶者也許要為各目標設定指標,這樣在計畫進行的同時才有辦法根據目標實現的路線圖錢進。當團隊與部門計劃與公司戰略一致時,組織中的每個人才得以朝著同一個方向前進。


什麼是年度規劃模板?


年度規劃模板是一個可重複使用的指南,模板中列出了年度規劃過程中的每個步驟。透過詳細的說明,使用者得以了解應該做的事情內容及期限以製定成功的商業計劃,從而幫助闡明計劃。舉例來說,模板可以包括戰略會議的時間表、提交預算和人員編制請求、最終確定部門目標等。


一個好的年度規劃模板需要包含用於記錄公司、部門和團隊目標的空間,因此組織的指標在整個年度規劃過程中都是首要考慮因素。通過標準化的行動計劃和對目標的可見性可以確保組織自下而上保持一致。


年度規劃模板的好處是什麼?


年度計劃通常存在於組織的最高層。根據研究顯示,只有 16% 的知識型員工表示他們的公司在設定和傳達公司目標方面是有效的,並且只有 26% 的員工清楚地了解他們的個人工作如何為這些公司目標做出貢獻。

數位年度計劃模板透過年度目標的建立與工作追蹤來彌補這種溝通上的差距。有效的追蹤可以讓目標所涉及的工作被有效實現,而不是讓團隊和公司目標在電子表格中失去存在感。這樣一來,年度計劃就不僅僅是發生在管理階層的事情了。相反,它是一種可以讓每個人(從 CEO 到暑期實習生)為他們的工作設定可衡量的目標的練習機會,並且可以一直與團隊和公司目標保持一致。


通過在工作管理平台年度計劃流程整合,使用者可以:

  • 跨部門和團隊標準化戰略規劃流程。

  • 為年度計劃流程建立一個單一的記錄系統,讓每個人都在同一個空間作業。

  • 當部門和團隊為新的一年設定自己的年度目標時,必須確保將公司的優先事項放在首位。

  • 為個人年度計劃過程製定具體的時間表。

  • 分配具有特定截止日期的任務,以便明確追蹤每一個階段的任務分派。

  • 以不同方式可視化年度計劃——標準列表、甘特圖、日曆或看板


如何創建年度規劃模板?


每個公司的年度計劃都不一樣。


若要建立專屬的工作模板,必須先了解以下問題:

  • 誰將參與年度規劃過程?

  • 需要做出哪些重大決定,需要採取哪些步驟?

  • 誰將做出這些決定?

  • 需要做出這些決定的順序是什麼?

然後,再使用這些問題來填寫初步的時間表。在制定年度計劃流程時也可以使用這些方式來建立模板:

  • 用區段組織任務通過將年度計劃步驟分為不同的區段(例如公司計劃、部門計劃和人員編制請求)來組織年度計劃步驟。

  • 創建自定義標籤以可視化關鍵階段年度計劃通常分階段進行——例如預先計劃和戰略制定、目標設定,然後分配資源以實現這些目標。顏色編碼的自定義標籤有助於可視化每個任務在每個年度計劃階段的位置。

  • 明確指派各團隊負責的任務在年度規劃期間,重要的是要知道流程中每個步驟的負責人並用各自的團隊標記每項任務,例如公司規劃、財務和人力資源。

  • 團隊和公司範圍內的所有目標設定為了使年度計劃發揮作用,使用者需要需要不斷了解公司高層的目標並在模板中建立空間以設置和追蹤業務、部門和團隊目標,這樣就可以確保組織的每個級別都保持一致。

年度規劃重點功能

  • 時間軸 → 時間軸是一種甘特式項目呈現,它在水平條形圖中顯示所有任務。使用者不僅可以看到每個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。使用者可以透過時間線視圖輕鬆追蹤專案進度。此外,使用者可以輕鬆地在相依性衝突開始之前識別和解決它們,這樣就可以按計劃實現所有目標。


  • 自定義欄位 → 自定義欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。使用者可以為了有效追蹤任何信息而建立獨特的自定義欄位,如 : 優先級、狀態、電子郵件、電話號碼。自定義欄位也可以將任務排序並安排的待辦事項。此外,跨任務和項目共享自定義欄位可以確保整個組織的一致性。


  • 里程碑 → 里程碑代表重要的項目檢查點。透過設置里程碑,使用者可以讓團隊成員和專案相關者了解如何朝著目標邁進。企業也可以將里程碑作為在實現大項目目標的道路上取得的小胜利的慶祝方式。


  • 開始日期 → 使用者不僅需要跟踪待辦事項的到期時間,還需要知道何時應該開始處理它。開始時間和日期讓團隊成員清楚地了解完成每項任務需要多長時間並使用開始日期來建立、追蹤和管理工作,以調整團隊的目標並防止任務相依性被破壞。





年度計畫通常可以使用哪一些範本進行更詳細的規劃?


除了年度規劃,Asana 也提供許多針對各方面規畫之範本,例如 :

  • 目標與關鍵結果 (OKR) 範本

OKR 範本是可重複使用的指南,可為團隊設定目標和關鍵結果。公司可讓團隊按照以下這個簡單的公式來設定和追蹤可衡量的目標:


→ 我將會 [目標],使用的衡量指標為 [關鍵結果]



有了目標與關鍵結果範本,公司無需在每個業務季度從頭開始,只需複製範本,並填寫每個目標和關鍵結果的預設欄位即可。


依循 OKR 範本可協助公司將目標設定的流程標準化。該範本可在公司每次設定目標時作為藍圖,提醒員工每次都依循相同的步驟並記錄相同的資訊。當團隊中的每個人都使用相同的範本時,便可確保每位團隊成員都遵循正確的步驟來建立高品質的目標。



  • 策略規劃範本

策略規劃範本是可測量工具並且適用於闡述要如何達成大規模的商業策略及目標。它猶如一張藍圖,說明公司當下的狀態,以及要前進的方向。


通常策略規劃範本包含公司的願景宣言長期目標及短期可行動任務,而這些都有助達成前述目標。公司策略計劃是總體規劃範本,主管及小組成員可從中進一步建立行動計劃、行銷計劃和其他商業策略。


策略計劃闡述長期目標和企圖心,但這些內容很可能會一直改變。建立策略規劃範本後,公司就可快速、輕易地調整計劃,毋須從零開始。此外,大型組織可能一次需要多個策略計劃。建立一個可在所有單位使用的範本有助精簡跨團隊的工作,如此一來也能保證所有專案與最重要的公司目標相呼應。



  • 競爭力分析範本


競爭力分析範本可以協助公司執行例行競爭力分析的文件、試算表或專案。使用資料和指標後,相關分析會顯示競爭力圖像 (包括間接競爭者) 以及公司擁有多少籌碼。


透過審視後勤項目 (例如:產品功能和定價) 以及更多質性分析重點 (競爭者的優勢及劣勢),公司就能找出競爭者的產品選項,便可以把這些拿來和自己的功能、優點、缺點兩相比較,從而建立更好的商業策略,直接獲得鎖定受眾的青睞。


競爭力分析範本還可讓公司做到以下這些事:

  • 率先掌握最新的產業趨勢及契機。

  • 瞭解競爭對手。

  • 每次的新專案規劃和審閱會議都使用同一個範本進行,從而減少工作附帶事務


 

以上就是年度規劃模板的分享啦 ! 對於以上內容有任何疑問或者是希望了解更多產品詳情的讀者們,DevOps 提供免費諮詢服務,歡迎洽詢 DevOps 專業的顧問團隊以瞭解更多資訊或細節!

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